Suche und Archivierung

Die einfache Suche ist über die Suchleiste oben im DMS-Modul zugänglich. Geben Sie einfach einige Schlüsselwörter ein, um zu finden:

• Dokumente, deren Name die gesuchten Begriffe enthält
• Dokumente, deren Inhalt die Begriffe enthält (Volltextsuche)
• Dokumente mit übereinstimmenden Metadaten

Die Ergebnisse werden nach Relevanz sortiert. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um das Dokument zu öffnen, oder fahren Sie mit der Maus darüber für eine Vorschau.

Die erweiterte Suche bietet präzise Kriterien:

• Dateiname: exakte oder teilweise Suche
• Inhalt: Wörter oder Phrasen im Dokument
• Dokumenttyp: Vertrag, Verfahren, Bericht usw.
• Ordner: auf einen Ordner und seine Unterordner beschränken
• Daten: Erstellung, Änderung, Ablauf
• Autor: Person, die das Dokument erstellt oder geändert hat
• Metadaten: jedes benutzerdefinierte Feld

Kombinieren Sie mehrere Kriterien für präzise Suchen. Suchen können zur späteren Verwendung gespeichert werden.

In Dokumentenlisten verwenden Sie Filter, um die Anzeige zu verfeinern:

• Dateityp: PDF, Word, Excel, Bilder usw.
• Status: Entwurf, in Validierung, veröffentlicht, archiviert
• Datum: heute, diese Woche, dieser Monat, benutzerdefinierter Zeitraum
• Grösse: kleine, mittlere, grosse Dateien

Die Sortierung ermöglicht es Ihnen, Ergebnisse nach Name, Datum, Grösse oder Relevanz zu ordnen. Aufsteigende oder absteigende Reihenfolge ist konfigurierbar.

Archivierung ermöglicht es Ihnen, Dokumente aus der aktuellen Ansicht zu entfernen, während sie aufbewahrt werden:

• Manuelle Archivierung: Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf «Archivieren»
• Automatische Archivierung: Regeln basierend auf Dokumentalter oder -status

Archivierte Dokumente:

• Sind nicht mehr bearbeitbar (schreibgeschützt)
• Erscheinen nicht mehr standardmässig in Suchen
• Bleiben über den Filter «Archive» zugänglich
• Behalten ihre vollständige Historie

Das Wiederherstellen aus dem Archiv ist möglich, wenn Sie die erforderlichen Berechtigungen haben.

Aufbewahrungsrichtlinien definieren, wie lange Dokumente aufbewahrt werden:

• Aufbewahrungsfrist: Anzahl der Jahre bis zur automatischen Löschung
• Auslöser: Erstellungsdatum, Veröffentlichungsdatum, Archivierungsdatum
• Aktion: Archivierung, Löschung, Benachrichtigung

Richtlinienbeispiele:

• Rechnungen: Aufbewahrung 10 Jahre, dann Löschung
• Verträge: Aufbewahrung 5 Jahre nach Ablauf
• Projektdokumente: Archivierung 2 Jahre nach Abschluss

Diese Richtlinien gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften (DSGVO, gesetzliche Verpflichtungen) und geben Speicherplatz frei.