Búsqueda y archivado
Encuentre sus documentos y gestione su ciclo de vida
La búsqueda avanzada le permite encontrar instantáneamente cualquier documento. Las políticas de archivado automatizan la gestión del ciclo de vida documental según sus reglas de cumplimiento.
Búsqueda simple
La búsqueda simple es accesible desde la barra de búsqueda en la parte superior del módulo SGD. Simplemente escriba algunas palabras clave para encontrar:
- Documentos cuyo nombre contiene los términos buscados
- Documentos cuyo contenido contiene los términos (búsqueda de texto completo)
- Documentos con metadatos coincidentes
Los resultados se ordenan por relevancia. Haga clic en un resultado para abrir el documento o pase el cursor para una vista previa.
Búsqueda avanzada
La búsqueda avanzada ofrece criterios precisos:
- Nombre de archivo: búsqueda exacta o parcial
- Contenido: palabras o frases en el documento
- Tipo de documento: contrato, procedimiento, informe, etc.
- Carpeta: limitar a una carpeta y sus subcarpetas
- Fechas: creación, modificación, expiración
- Autor: persona que creó o modificó el documento
- Metadatos: cualquier campo personalizado
Combine múltiples criterios para búsquedas precisas. Las búsquedas pueden guardarse para uso posterior.
Filtros y ordenación
En las listas de documentos, use filtros para refinar la visualización:
- Tipo de archivo: PDF, Word, Excel, imágenes, etc.
- Estado: borrador, en validación, publicado, archivado
- Fecha: hoy, esta semana, este mes, período personalizado
- Tamaño: archivos pequeños, medianos, grandes
La ordenación le permite ordenar resultados por nombre, fecha, tamaño o relevancia. El orden ascendente o descendente es configurable.
Archivado
El archivado le permite eliminar documentos de la vista actual mientras los conserva:
- Archivado manual: seleccione un documento y haga clic en «Archivar»
- Archivado automático: reglas basadas en la antigüedad o estado del documento
Los documentos archivados:
- Ya no son editables (solo lectura)
- Ya no aparecen en búsquedas por defecto
- Permanecen accesibles a través del filtro «Archivos»
- Conservan su historial completo
Desarchivar es posible si tiene los permisos necesarios.
Políticas de retención
Las políticas de retención definen cuánto tiempo se conservan los documentos:
- Período de retención: número de años antes de la eliminación automática
- Disparador: fecha de creación, publicación, archivado
- Acción: archivado, eliminación, notificación
Ejemplos de políticas:
- Facturas: retención 10 años, luego eliminación
- Contratos: retención 5 años después de expiración
- Documentos de proyecto: archivado 2 años después del cierre
Estas políticas garantizan el cumplimiento normativo (RGPD, obligaciones legales) y liberan espacio de almacenamiento.
- Búsqueda de texto completo en el contenido de documentos
- Filtros avanzados por metadatos
- Archivado automático según reglas
- Políticas de retención conformes a normativas