¿Qué es un SGD?

SGD (Sistema de Gestión Documental), o DMS (Document Management System) en inglés, es un sistema informatizado para gestionar todo el ciclo de vida de los documentos digitales.

El concepto fundamental: centralizar, organizar y asegurar todos los documentos en un repositorio único y accesible.

Un SGD incluye:

• Captura: Escaneo (escáner + OCR) e importación de archivos
• Indexación: Clasificación por metadatos
• Almacenamiento: Almacenamiento seguro con versionado
• Búsqueda: Acceso rápido mediante búsqueda de texto completo
• Compartir: Colaboración y flujos de validación
• Archivo: Retención según requisitos legales

SGD (Sistema de Gestión Documental)

El SGD se centra en documentos estructurados: contratos, facturas, procedimientos, informes.

ECM (Enterprise Content Management)

El ECM gestiona todos los tipos de contenido digital:

• Documentos (lo que hace el SGD)
• Correos electrónicos y adjuntos
• Contenido multimedia
• Contenido web
• Formularios y flujos de trabajo

El ECM engloba el SGD y añade workflow, BPM, archivo legal y DAM.

1. Captura y escaneo

• OCR: Documentos escaneados a texto buscable
• Importación multi-fuente: Email, escáner, API
• Captura inteligente: Extracción automática de metadatos

2. Indexación y clasificación

• Metadatos personalizables
• Plan de archivo jerárquico
• Clasificación automática con IA

3. Almacenamiento y versionado

• Repositorio centralizado
• Control de versiones
• Check-in/Check-out

4. Búsqueda avanzada

• Búsqueda de texto completo (incluyendo OCR)
• Filtros por metadatos
• Búsqueda semántica con IA

5. Colaboración

• Compartir seguro
• Anotaciones
• Flujos de validación

6. Seguridad y cumplimiento

• Derechos de acceso granulares
• Cifrado
• Pista de auditoría
• Retención automatizada

Productividad

• -80% tiempo de búsqueda
• -50% tiempo de procesamiento con flujos
• Eliminación de tareas repetitivas

Ahorros

• Eliminación del papel
• Reducción de almacenamiento físico
• ROI promedio 300%

Colaboración

• Acceso simultáneo
• Trabajo remoto
• Fuente única de verdad

Seguridad

• Control de acceso
• Protección contra pérdidas
• Trazabilidad completa

Cumplimiento

• RGPD: acceso, portabilidad, borrado
• Retención automatizada
• Auditoría simplificada

Finanzas

• Facturas de proveedores: OCR, validación, archivo
• Informes de gastos: Captura móvil, aprobación

RRHH

• Expedientes de empleados: Contratos, nóminas, evaluaciones
• Reclutamiento: CVs, solicitudes

Legal

• Contratos: Versionado, alertas de renovación
• Propiedad intelectual

Calidad

• Procedimientos: Distribución controlada
• Certificaciones ISO
• Auditorías

Fase 1: Auditoría

• Mapear flujos documentales
• Identificar volúmenes y tipos
• Definir objetivos y KPIs

Fase 2: Diseño

• Plan de archivo
• Metadatos por tipo
• Derechos de acceso
• Flujos de trabajo
• Reglas de retención

Fase 3: Despliegue

1. Piloto en alcance limitado
2. Formación de usuarios
3. Migrar documentos existentes
4. Extensión progresiva

Factores de éxito

• Patrocinio ejecutivo
• Gestión del cambio
• Quick wins
• Gobernanza clara

RGPD

• Derecho de acceso: Encontrar todos los documentos de una persona
• Derecho al olvido
• Portabilidad
• Trazabilidad

Archivo legal

Valor probatorio

Requisitos para equivalencia al papel:

• Integridad: Documento no modificado
• Autenticidad: Origen certificado
• Trazabilidad
• Durabilidad

Normas como ISO 14641 definen requisitos para Sistemas de Archivo Electrónico conformes.

KaliaOps integra funcionalidades SGD nativamente vinculadas a su ITSM/CMDB:

SGD integrado con CMDB

• Documentos vinculados a activos: Manuales, garantías, contratos
• Documentación de aplicaciones
• Adjuntos de tickets

Funcionalidades

• Almacenamiento seguro (AES-256, Francia)
• Versionado automático
• Búsqueda de texto completo con OCR
• Metadatos personalizables

Flujos de trabajo

• Circuitos de validación
• Alertas de vencimiento
• Firma electrónica (V2)

Cumplimiento

• Pista de auditoría
• RBAC granular
• Retención automatizada

Descubra KaliaOps con nuestra demo o vea nuestros precios.