Recherche et archivage

La recherche simple est accessible depuis la barre de recherche en haut du module GED. Tapez simplement quelques mots-clés pour trouver :

• Documents dont le nom contient les termes recherchés
• Documents dont le contenu contient les termes (recherche full-text)
• Documents avec des métadonnées correspondantes

Les résultats sont triés par pertinence. Cliquez sur un résultat pour ouvrir le document ou survolez pour voir un aperçu.

La recherche avancée offre des critères précis :

• Nom du fichier : recherche exacte ou partielle
• Contenu : mots ou expressions dans le document
• Type de document : contrat, procédure, rapport, etc.
• Dossier : limiter à un dossier et ses sous-dossiers
• Dates : création, modification, expiration
• Auteur : personne ayant créé ou modifié le document
• Métadonnées : tout champ personnalisé

Combinez plusieurs critères pour des recherches précises. Les recherches peuvent être sauvegardées pour un usage ultérieur.

Dans les listes de documents, utilisez les filtres pour affiner l'affichage :

• Type de fichier : PDF, Word, Excel, images, etc.
• Statut : brouillon, en validation, publié, archivé
• Date : aujourd'hui, cette semaine, ce mois, période personnalisée
• Taille : petits, moyens, gros fichiers

Le tri permet d'ordonner les résultats par nom, date, taille ou pertinence. L'ordre croissant ou décroissant est configurable.

L'archivage permet de retirer des documents de la vue courante tout en les conservant :

• Archivage manuel : sélectionnez un document et cliquez sur « Archiver »
• Archivage automatique : règles basées sur l'âge ou le statut du document

Les documents archivés :

• Ne sont plus modifiables (lecture seule)
• N'apparaissent plus dans les recherches par défaut
• Restent accessibles via le filtre « Archives »
• Conservent tout leur historique

La désarchivation est possible si vous avez les permissions nécessaires.

Les politiques de rétention définissent combien de temps les documents sont conservés :

• Durée de conservation : nombre d'années avant suppression automatique
• Déclencheur : date de création, de publication, d'archivage
• Action : archivage, suppression, notification

Exemples de politiques :

• Factures : conservation 10 ans, puis suppression
• Contrats : conservation 5 ans après expiration
• Documents projet : archivage 2 ans après clôture

Ces politiques garantissent la conformité réglementaire (RGPD, obligations légales) et libèrent de l'espace de stockage.