Ricerca e archiviazione

La ricerca semplice è accessibile dalla barra di ricerca in cima al modulo GED. Digita semplicemente alcune parole chiave per trovare:

• Documenti il cui nome contiene i termini cercati
• Documenti il cui contenuto contiene i termini (ricerca full-text)
• Documenti con metadati corrispondenti

I risultati sono ordinati per rilevanza. Clicca su un risultato per aprire il documento o passa sopra per un'anteprima.

La ricerca avanzata offre criteri precisi:

• Nome file: ricerca esatta o parziale
• Contenuto: parole o frasi nel documento
• Tipo di documento: contratto, procedura, report, ecc.
• Cartella: limitare a una cartella e le sue sottocartelle
• Date: creazione, modifica, scadenza
• Autore: persona che ha creato o modificato il documento
• Metadati: qualsiasi campo personalizzato

Combina più criteri per ricerche precise. Le ricerche possono essere salvate per un uso successivo.

Nelle liste di documenti, usa i filtri per affinare la visualizzazione:

• Tipo di file: PDF, Word, Excel, immagini, ecc.
• Stato: bozza, in validazione, pubblicato, archiviato
• Data: oggi, questa settimana, questo mese, periodo personalizzato
• Dimensione: file piccoli, medi, grandi

L'ordinamento ti permette di ordinare i risultati per nome, data, dimensione o rilevanza. L'ordine crescente o decrescente è configurabile.

L'archiviazione ti permette di rimuovere documenti dalla vista corrente conservandoli:

• Archiviazione manuale: seleziona un documento e clicca «Archivia»
• Archiviazione automatica: regole basate sull'età o lo stato del documento

I documenti archiviati:

• Non sono più modificabili (sola lettura)
• Non appaiono più nelle ricerche per impostazione predefinita
• Rimangono accessibili tramite il filtro «Archivio»
• Conservano il loro storico completo

Il ripristino dall'archivio è possibile se hai i permessi necessari.

Le politiche di conservazione definiscono per quanto tempo i documenti vengono conservati:

• Periodo di conservazione: numero di anni prima dell'eliminazione automatica
• Trigger: data di creazione, pubblicazione, archiviazione
• Azione: archiviazione, eliminazione, notifica

Esempi di politiche:

• Fatture: conservazione 10 anni, poi eliminazione
• Contratti: conservazione 5 anni dopo la scadenza
• Documenti di progetto: archiviazione 2 anni dopo la chiusura

Queste politiche garantiscono la conformità normativa (GDPR, obblighi legali) e liberano spazio di archiviazione.