Budgetverfolgung

Kontrollieren Sie Ihre Projektkosten

Auf einen Blick

KaliaOps bietet einfache und effektive Budgetverfolgung für IT-Projekte. Definieren Sie das zugewiesene Budget, erfassen Sie Ausgaben während des Projekts und sehen Sie das verbleibende Budget in Echtzeit mit Überschreitungsindikatoren.

Zugewiesenes Budget

Das zugewiesene Budget repräsentiert den für das Projekt geplanten Finanzrahmen.

Budget definieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten des Projekts:

Feld «Zugewiesenes Budget» ausfüllen
Betrag in Euro (oder Tenant-Währung) eingeben
Dieser Betrag repräsentiert das verfügbare Gesamtbudget

Wann Budget definieren?

Bei Erstellung: Wenn Budget von Anfang an bekannt ist
Während Planung: Nach detaillierter Kostenschätzung
Spätere Änderung: Wenn Budget überarbeitet wird

Kein Budget definiert

Wenn kein Budget eingegeben wird:

Budget-Indikatoren werden nicht angezeigt
Ausgabenverfolgung bleibt möglich
Keine Überschreitungsalarme werden generiert

Tatsächliche Ausgaben

Das Feld «Ausgegebenes Budget» erfasst die tatsächlichen Projektausgaben.

Ausgaben aktualisieren

Projektkarte öffnen
Auf «Bearbeiten» klicken
Feld «Ausgegebenes Budget» aktualisieren
Speichern

Was einbeziehen?

Hardware- und Lizenzkäufe
Externe Dienstleistungen
Interne Kosten (falls bewertet)
Diverse Projektausgaben

Aktualisierungshäufigkeit

Empfehlungen:

Kurze Projekte: Nach jeder signifikanten Ausgabe
Lange Projekte: Mindestens monatlich
Vor jedem Review: Für aktuelles Reporting

Tipp: Aktualisieren Sie Ausgaben regelmäßig für eine zuverlässige Ansicht des finanziellen Projektstatus.

Budget-Indikatoren

Verbleibendes Budget

KaliaOps berechnet automatisch:

Verbleibend = Zugewiesenes Budget - Ausgegebenes Budget

Dieser Indikator wird auf der Projektkarte angezeigt.

Überschreitungsindikator

Wenn Ausgaben das zugewiesene Budget überschreiten:

«Überschreitung»-Badge auf Karte angezeigt
Rote Farbe auf Budget-Indikator
Überschreitungsbetrag berechnet

Visualisierung

Auf der Projektkarte:

Fortschrittsbalken: Verbrauchtes Budget visualisiert
Prozentsatz: Anteil des verwendeten Budgets
Farben: Grün (< 80%), Orange (80-100%), Rot (> 100%)

In Listen

Projekte mit Budgetüberschreitungen sind durch visuelle Indikatoren in der Projektliste schnell identifizierbar.

Best Practices

Budgetplanung

Reservepuffer: 10-15% Reserve einplanen
Phasen: Budget wenn möglich nach Phasen aufteilen
Validierung: Budget von Stakeholdern genehmigen lassen

Regelmäßige Verfolgung

Regelmäßige Reviews: Wöchentliche oder monatliche Budgetüberprüfung
Antizipation: Überschreitungen früh identifizieren
Dokumentation: Gründe für Abweichungen notieren

Korrekturmaßnahmen

Wenn Überschreitung erwartet wird:

Umfang überarbeiten: Wesentliche Liefergegenstände priorisieren
Zusätzliche Mittel beantragen: Wenn Überschreitung gerechtfertigt ist
Kosten optimieren: Nach günstigeren Alternativen suchen

Reporting

Budgetdaten verwenden für:

Berichte für Lenkungsausschuss
IT-Portfolio-Konsolidierung
Plan- vs. Ist-Analyse

Wichtige Punkte

Zugewiesenes Budget bei Projekterstellung definiert
Ausgaben manuell während des Projekts aktualisiert
Automatische Berechnung des verbleibenden Budgets
Visueller Indikator für Budgetüberschreitungen