Dokumente organisieren
Ordner, Baumstruktur, Typen und Metadaten
Strukturieren Sie Ihre Dokumentenbasis effektiv mit Ordnern, Dokumenttypen und Metadaten. Eine gute Organisation erleichtert die Suche und verbessert die Zusammenarbeit.
Ordnerstruktur
Das DMS-Modul organisiert Dokumente in einer hierarchischen Baumstruktur von Ordnern. Diese Struktur ermöglicht es Ihnen:
- Dokumente nach Thema, Projekt oder Abteilung zu gruppieren
- Berechtigungen pro Ordner anzuwenden
- Spezifische Aufbewahrungsrichtlinien zu definieren
- Navigation und Suche zu erleichtern
Der Baum kann so viele Ebenen wie nötig haben. Stammordner repräsentieren typischerweise die Hauptkategorien (HR, Finanzen, IT, Projekte usw.).
Ordner erstellen und verwalten
Um einen neuen Ordner zu erstellen:
- Navigieren Sie zum gewünschten übergeordneten Ordner
- Klicken Sie auf Neuer Ordner
- Geben Sie den Namen und die Beschreibung ein (optional)
- Konfigurieren Sie Berechtigungen, falls sie vom übergeordneten Ordner abweichen
- Bestätigen Sie die Erstellung
Verfügbare Aktionen für einen Ordner:
- Umbenennen: Ordnernamen ändern
- Verschieben: Übergeordneten Ordner ändern
- Berechtigungen: Zugriff verwalten
- Löschen: Ordner löschen (wenn leer)
Dokumenttypen
Dokumenttypen ermöglichen es Ihnen, Ihre Dateien über ihre Erweiterung hinaus zu kategorisieren. Beispiele:
- Vertrag, Nachtrag, Rechnung
- Verfahren, Betriebsanleitung, Handbuch
- Bericht, Protokoll, Zusammenfassung
- Diagramm, Plan, Architektur
Jeder Typ kann seine eigenen erforderlichen Metadaten und zugehörigen Workflows haben. Administratoren konfigurieren verfügbare Typen unter Einstellungen > DMS > Dokumenttypen.
Metadaten
Metadaten reichern Dokumente mit strukturierten Informationen an:
- System-Metadaten: Name, Grösse, Erstellungsdatum, Autor (automatisch)
- Benutzerdefinierte Metadaten: Referenz, Ablaufdatum, Abteilung, Projekt
Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments füllen Sie die angeforderten Metadaten aus. Diese Informationen können dann in der erweiterten Suche und in Filtern verwendet werden.
Metadatenfelder können verschiedene Typen haben: Text, Zahl, Datum, Dropdown-Liste, Kontrollkästchen.
Best Practices
Für eine effektive Organisation:
- Planen Sie die Baumstruktur: Definieren Sie die Struktur, bevor Sie Ordner erstellen
- Begrenzen Sie die Tiefe: Maximal 3-4 Ebenen, um die Navigation zu erleichtern
- Benennen Sie klar: Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen
- Dokumentieren Sie die Typen: Beschreiben Sie jeden Dokumenttyp und seine Verwendung
- Schulen Sie die Benutzer: Erklären Sie, wo jeder Dokumenttyp abgelegt werden soll
- Unbegrenzte hierarchische Baumstruktur
- Anpassbare Dokumenttypen
- Metadaten zur Anreicherung der Indexierung
- Berechtigungsvererbung nach Ordner