Validierungs-Workflows

Ein Validierungs-Workflow definiert den Kreislauf, den ein Dokument vor der Genehmigung durchlaufen muss. Er besteht aus:

• Schritten: die verschiedenen Validierungsphasen (Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung)
• Validierern: Personen oder Rollen, die zur Validierung jedes Schritts berechtigt sind
• Bedingungen: Regeln, die den Übergang zum nächsten Schritt bestimmen
• Aktionen: Benachrichtigungen, Statusänderungen, automatische Archivierung

Workflows stellen sicher, dass kritische Dokumente vor der Verteilung von den richtigen Personen validiert werden.

KaliaOps bietet mehrere Workflow-Typen:

• Sequenziell: Schritte folgen in der definierten Reihenfolge
• Parallel: Mehrere Validierer können gleichzeitig genehmigen
• Bedingt: Der Pfad variiert je nach Dokumentmetadaten

Beispiele für gängige Workflows:

• Einfache Validierung: Autor → Manager → veröffentlicht
• Doppelte Validierung: Autor → technisch → geschäftlich → veröffentlicht
• Hierarchische Validierung: Autor → Vorgesetzter → Direktor → veröffentlicht

Administratoren konfigurieren Workflows unter Einstellungen > DMS > Workflows.

Um ein Dokument zur Validierung einzureichen:

1. Öffnen Sie das Dokument oder wählen Sie es aus der Liste aus
2. Klicken Sie auf Zur Validierung einreichen
3. Wählen Sie den entsprechenden Workflow (falls mehrere verfügbar)
4. Fügen Sie einen erklärenden Kommentar hinzu (optional)
5. Bestätigen Sie die Einreichung

Das Dokument wechselt in den Status In Validierung und die Validierer des ersten Schritts werden per E-Mail benachrichtigt.

Als Validierer erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn ein Dokument auf Ihre Genehmigung wartet. Um eine Anfrage zu bearbeiten:

1. Greifen Sie auf das Dokument über die Benachrichtigung oder Ihre Aufgabenliste zu
2. Überprüfen Sie das Dokument und frühere Kommentare
3. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen
4. Fügen Sie einen Kommentar zur Begründung Ihrer Entscheidung hinzu
5. Bestätigen Sie Ihre Aktion

Bei Ablehnung kehrt das Dokument mit Kommentaren zum Autor zurück. Der Autor kann ändern und erneut einreichen.

Die Workflow-Verfolgung ist zugänglich über:

• Dashboard: Dokumente, die auf Ihre Validierung warten
• Dokumentdetails: aktueller Status und Workflow-Fortschritt
• Historie: alle vergangenen Aktionen mit Daten und Autoren

Jede Aktion wird mit Zeitstempel versehen und ihrem Autor zugeordnet, was eine vollständige Nachverfolgbarkeit für Audits gewährleistet.

Administratoren können globale Statistiken einsehen: durchschnittliche Validierungszeit, Ablehnungsrate, Engpässe.