Freigabe und Zusammenarbeit

Berechtigungen steuern, wer auf Dokumente zugreifen kann und mit welchen Rechten:

• Lesen: Dokument anzeigen und herunterladen
• Schreiben: Metadaten ändern, Versionen hinzufügen
• Löschen: Dokument löschen
• Freigeben: Mit anderen Benutzern teilen
• Admin: Dokumentberechtigungen verwalten

Berechtigungen können auf Ordnerebene (von Dokumenten geerbt) oder auf Einzeldokumentebene festgelegt werden.

Um ein Dokument mit Kollegen zu teilen:

1. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf Freigeben
2. Suchen Sie nach Benutzern, Teams oder Rollen
3. Wählen Sie die zu gewährende Berechtigungsstufe
4. Fügen Sie eine personalisierte Nachricht hinzu (optional)
5. Bestätigen Sie die Freigabe

Empfänger erhalten eine Benachrichtigung und das Dokument erscheint in ihrem Bereich «Mit mir geteilt».

Externe Freigabe ermöglicht es Ihnen, Dokumente an Personen ausserhalb der Organisation zu senden:

1. Klicken Sie auf Freigeben > Externer Link
2. Konfigurieren Sie Optionen: Ablaufdatum, Passwort, Download erlaubt
3. Kopieren Sie den generierten Link
4. Senden Sie ihn an den externen Empfänger

Sicherheitsfunktionen:

• Ablaufdatum: Der Link wird nach dem festgelegten Datum ungültig
• Passwort: Schutz durch Zugangscode
• Nur Lesen: Verhindert das Herunterladen
• Verfolgung: Überwachung der Link-Aufrufe

Kommentare ermöglichen die Diskussion rund um ein Dokument:

• Fügen Sie allgemeine Kommentare zum Dokument hinzu
• Antworten Sie auf bestehende Kommentare (Thread-Diskussionen)
• Erwähnen Sie Kollegen mit @Name, um sie zu benachrichtigen
• Markieren Sie einen Kommentar als erledigt

Kommentare sind für alle Benutzer mit Zugriff auf das Dokument sichtbar. Sie werden in der Historie auch nach der Dokumentänderung aufbewahrt.

Anmerkungen ermöglichen es Ihnen, Dokumentinhalte direkt zu markieren:

• Hervorheben: Eine Passage betonen
• Notiz: Einen Kommentar zu einem bestimmten Bereich hinzufügen
• Zeichnung: Ein Element einkreisen oder mit Pfeil markieren
• Stempel: Eine Kennzeichnung anwenden (Genehmigt, Vertraulich usw.)

Anmerkungen sind mit einer bestimmten Version des Dokuments verknüpft. Sie können privat (nur für Sie sichtbar) oder mit anderen Benutzern geteilt sein.