Das DMS-Modul entdecken

Das DMS-Modul (Dokumentenmanagement-System) von KaliaOps ermöglicht Ihnen die Zentralisierung, Organisation und Verwaltung aller Dokumente Ihrer Organisation. Nativ in die ITSM/CMDB-Plattform integriert, bietet es ein vollständiges Dokumentenmanagement, das auf die Bedürfnisse von IT-Teams zugeschnitten ist.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Anhängen, die an bestimmte Entitäten gebunden sind (Assets, Verträge, Incidents), bietet das DMS-Modul einen strukturierten Ansatz mit Ordnern, Metadaten, Validierungs-Workflows und Archivierungsrichtlinien.

Um auf das DMS-Modul zuzugreifen, klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Dokumente. Sie können auch darauf zugreifen über:

• Die Verknüpfung in der Favoritenleiste (falls konfiguriert)
• Direkte Links von CMDB-Entitäten (Assets, Anwendungen, Verträge)
• Globale Suche durch Eingabe eines Dokumentnamens

Der Zugriff auf das DMS-Modul wird durch RBAC-Berechtigungen gesteuert. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, wenn Sie keinen Zugriff haben.

Die Startseite des DMS-Moduls zeigt ein Dashboard mit wichtigen Informationen:

• Gesamtzahl der Dokumente: Anzahl der gespeicherten Dokumente
• Genutzter Speicher: Verbrauchter Speicher im Verhältnis zum Kontingent
• Aktuelle Dokumente: Uploads der letzten 7 Tage
• Nach Entitätstyp: Aufschlüsselung der verknüpften Dokumente

Diagramme und visuelle Indikatoren ermöglichen es Ihnen, die Entwicklung Ihrer Dokumentenbasis zu verfolgen.

Mehrere Navigationsmodi stehen zur Verfügung:

• Baumansicht: Durchsuchen Sie Ordner wie in einem Datei-Explorer
• Vollständige Liste: Zeigen Sie alle Dokumente mit Filtern und Sortierung an
• Suche: Finden Sie schnell ein Dokument nach Name oder Inhalt
• Favoriten: Greifen Sie auf als Favoriten markierte Dokumente zu

Die Filterleiste ermöglicht es Ihnen, die Anzeige nach Dateityp, Datum, Autor oder Ordner zu verfeinern.

Um mit dem DMS-Modul zu beginnen:

1. Erkunden Sie die Baumstruktur: Machen Sie sich mit der vorhandenen Ordnerstruktur vertraut
2. Laden Sie ein Dokument hoch: Testen Sie das Hinzufügen einer Datei zu einem Ordner
3. Verwenden Sie die Suche: Finden Sie ein Dokument nach seinem Namen
4. Überprüfen Sie die Metadaten: Öffnen Sie ein Dokument, um seine Eigenschaften anzuzeigen

Die folgenden Artikel beschreiben jede Funktion im Detail: Ordnerorganisation, Workflows, Freigabe und Archivierung.