Compartir y colaboración
Permisos, compartir y trabajo colaborativo en documentos
Controle el acceso a sus documentos con precisión mediante permisos. Comparta archivos interna o externamente y colabore a través de comentarios y anotaciones.
Gestión de permisos
Los permisos controlan quién puede acceder a los documentos y con qué derechos:
- Lectura: ver y descargar el documento
- Escritura: modificar metadatos, añadir versiones
- Eliminación: eliminar el documento
- Compartir: compartir con otros usuarios
- Admin: gestionar permisos del documento
Los permisos pueden definirse a nivel de carpeta (heredados por documentos) o a nivel de cada documento individualmente.
Compartir interno
Para compartir un documento con colegas:
- Abra el documento y haga clic en Compartir
- Busque usuarios, equipos o roles
- Seleccione el nivel de permiso a otorgar
- Añada un mensaje personalizado (opcional)
- Confirme el compartir
Los destinatarios reciben una notificación y el documento aparece en su espacio «Compartido conmigo».
Compartir externo
Compartir externo le permite enviar documentos a personas fuera de la organización:
- Haga clic en Compartir > Enlace externo
- Configure opciones: expiración, contraseña, descarga permitida
- Copie el enlace generado
- Envíelo al destinatario externo
Características de seguridad:
- Expiración: el enlace se invalida después de la fecha establecida
- Contraseña: protección por código de acceso
- Solo lectura: impide la descarga
- Seguimiento: monitoreo de visualizaciones del enlace
Comentarios
Los comentarios permiten la discusión alrededor de un documento:
- Añada comentarios generales sobre el documento
- Responda a comentarios existentes (discusiones en hilos)
- Mencione colegas con @nombre para notificarlos
- Marque un comentario como resuelto
Los comentarios son visibles para todos los usuarios con acceso al documento. Se conservan en el historial incluso después de la modificación del documento.
Anotaciones
Las anotaciones le permiten marcar directamente el contenido del documento:
- Resaltado: enfatizar un pasaje
- Nota: añadir un comentario en una zona específica
- Dibujo: encerrar en círculo o señalar con flecha un elemento
- Sello: aplicar una etiqueta (Aprobado, Confidencial, etc.)
Las anotaciones están vinculadas a una versión específica del documento. Pueden ser privadas (visibles solo para usted) o compartidas con otros usuarios.
- Permisos granulares por carpeta o documento
- Compartir por enlace con expiración opcional
- Comentarios en hilos para discusiones
- Anotaciones directamente sobre documentos