Flujos de validación
Circuitos de aprobación y seguimiento de validaciones documentales
Los flujos de validación automatizan sus circuitos de aprobación documental. Defina etapas, validadores y condiciones para garantizar el cumplimiento de sus procesos documentales.
Principios de flujos
Un flujo de validación define el circuito que un documento debe seguir antes de ser aprobado. Se compone de:
- Etapas: las diferentes fases de validación (revisión, aprobación, publicación)
- Validadores: personas o roles autorizados para validar cada etapa
- Condiciones: reglas que determinan el paso a la siguiente etapa
- Acciones: notificaciones, cambios de estado, archivado automático
Los flujos garantizan que los documentos críticos sean validados por las personas adecuadas antes de su distribución.
Tipos de flujos
KaliaOps ofrece varios tipos de flujos:
- Secuencial: las etapas siguen en el orden definido
- Paralelo: múltiples validadores pueden aprobar simultáneamente
- Condicional: el camino varía según los metadatos del documento
Ejemplos de flujos comunes:
- Validación simple: autor → responsable → publicado
- Doble validación: autor → técnico → negocio → publicado
- Validación jerárquica: autor → supervisor → director → publicado
Los administradores configuran los flujos en Configuración > SGD > Flujos de trabajo.
Enviar un documento
Para enviar un documento a validación:
- Abra el documento o selecciónelo de la lista
- Haga clic en Enviar a validación
- Seleccione el flujo apropiado (si hay varios disponibles)
- Añada un comentario explicativo (opcional)
- Confirme el envío
El documento cambia al estado En validación y los validadores de la primera etapa son notificados por correo electrónico.
Aprobar o rechazar
Como validador, recibe una notificación cuando un documento espera su aprobación. Para procesar una solicitud:
- Acceda al documento desde la notificación o su lista de tareas
- Revise el documento y los comentarios anteriores
- Haga clic en Aprobar o Rechazar
- Añada un comentario justificando su decisión
- Confirme su acción
En caso de rechazo, el documento vuelve al autor con los comentarios. El autor puede modificar y reenviar.
Seguimiento e historial
El seguimiento de flujos es accesible desde:
- Panel de control: documentos esperando su validación
- Detalles del documento: estado actual y progreso del flujo
- Historial: todas las acciones pasadas con fechas y autores
Cada acción tiene marca de tiempo y está asociada a su autor, garantizando trazabilidad completa para auditorías.
Los administradores pueden ver estadísticas globales: tiempo promedio de validación, tasa de rechazo, cuellos de botella.
- Circuitos de aprobación multinivel
- Notificaciones automáticas a validadores
- Seguimiento de etapas en tiempo real
- Historial completo de validaciones