Organizar sus documentos
Carpetas, estructura de árbol, tipos y metadatos
Estructure eficazmente su base documental con carpetas, tipos de documentos y metadatos. Una buena organización facilita la búsqueda y mejora la colaboración.
Estructura de carpetas
El módulo SGD organiza los documentos en una estructura de árbol jerárquica de carpetas. Esta estructura le permite:
- Agrupar documentos por tema, proyecto o departamento
- Aplicar permisos por carpeta
- Definir políticas de retención específicas
- Facilitar la navegación y búsqueda
El árbol puede tener tantos niveles como sea necesario. Las carpetas raíz típicamente representan las categorías principales (RRHH, Finanzas, TI, Proyectos, etc.).
Crear y gestionar carpetas
Para crear una nueva carpeta:
- Navegue a la carpeta padre deseada
- Haga clic en Nueva carpeta
- Introduzca el nombre y la descripción (opcional)
- Configure los permisos si son diferentes del padre
- Confirme la creación
Acciones disponibles en una carpeta:
- Renombrar: cambiar el nombre de la carpeta
- Mover: cambiar la carpeta padre
- Permisos: gestionar accesos
- Eliminar: eliminar la carpeta (si está vacía)
Tipos de documentos
Los tipos de documentos le permiten categorizar sus archivos más allá de su extensión. Ejemplos:
- Contrato, Anexo, Factura
- Procedimiento, Guía operativa, Manual
- Informe, Acta de reunión, Resumen
- Diagrama, Plano, Arquitectura
Cada tipo puede tener sus propios metadatos obligatorios y flujos de trabajo asociados. Los administradores configuran los tipos disponibles en Configuración > SGD > Tipos de documentos.
Metadatos
Los metadatos enriquecen los documentos con información estructurada:
- Metadatos del sistema: nombre, tamaño, fecha de creación, autor (automáticos)
- Metadatos personalizados: referencia, fecha de vencimiento, departamento, proyecto
Al subir o editar un documento, complete los metadatos solicitados. Esta información puede luego usarse en la búsqueda avanzada y filtros.
Los campos de metadatos pueden ser de diferentes tipos: texto, número, fecha, lista desplegable, casilla de verificación.
Mejores prácticas
Para una organización efectiva:
- Planifique la estructura de árbol: defina la estructura antes de crear carpetas
- Limite la profundidad: máximo 3-4 niveles para facilitar la navegación
- Nombre claramente: use convenciones de nomenclatura consistentes
- Documente los tipos: describa cada tipo de documento y su uso
- Capacite a los usuarios: explique dónde archivar cada tipo de documento
- Estructura de árbol jerárquica ilimitada
- Tipos de documentos personalizables
- Metadatos para enriquecer la indexación
- Herencia de permisos por carpeta