Découvrir le module GED

Le module GED (Gestion Électronique des Documents) de KaliaOps vous permet de centraliser, organiser et gérer l'ensemble des documents de votre organisation. Intégré nativement à la plateforme ITSM/CMDB, il offre une gestion documentaire complète adaptée aux besoins des équipes IT.

Contrairement aux pièces jointes classiques liées à des entités spécifiques (assets, contrats, incidents), le module GED propose une approche structurée avec dossiers, métadonnées, workflows de validation et politiques d'archivage.

Pour accéder au module GED, cliquez sur Documents dans le menu de navigation principal. Vous pouvez également y accéder depuis :

• Le raccourci dans la barre de favoris (si configuré)
• Les liens directs depuis les entités CMDB (assets, applications, contrats)
• La recherche globale en tapant le nom d'un document

L'accès au module GED est contrôlé par les permissions RBAC. Contactez votre administrateur si vous n'y avez pas accès.

L'accueil du module GED affiche un tableau de bord avec les informations clés :

• Total des documents : nombre de documents stockés
• Espace utilisé : stockage consommé par rapport au quota
• Documents récents : uploads des 7 derniers jours
• Par type d'entité : répartition des documents liés

Des graphiques et indicateurs visuels vous permettent de suivre l'évolution de votre base documentaire.

Plusieurs modes de navigation sont disponibles :

• Arborescence : parcourez les dossiers comme un explorateur de fichiers
• Liste complète : affichez tous les documents avec filtres et tri
• Recherche : trouvez rapidement un document par nom ou contenu
• Favoris : accédez aux documents marqués comme favoris

La barre de filtres permet d'affiner l'affichage par type de fichier, date, auteur ou dossier.

Pour bien démarrer avec le module GED :

1. Explorez l'arborescence : familiarisez-vous avec la structure des dossiers existants
2. Uploadez un document : testez l'ajout d'un fichier dans un dossier
3. Utilisez la recherche : retrouvez un document par son nom
4. Consultez les métadonnées : ouvrez un document pour voir ses propriétés

Les articles suivants détaillent chaque fonctionnalité : organisation des dossiers, workflows, partage et archivage.