Organiser ses documents
Dossiers, arborescence, types et métadonnées
Structurez efficacement votre base documentaire avec les dossiers, types de documents et métadonnées. Une bonne organisation facilite la recherche et améliore la collaboration.
Structure des dossiers
Le module GED organise les documents dans une arborescence hiérarchique de dossiers. Cette structure permet de :
- Regrouper les documents par thème, projet ou département
- Appliquer des permissions par dossier
- Définir des politiques de rétention spécifiques
- Faciliter la navigation et la recherche
L'arborescence peut avoir autant de niveaux que nécessaire. Les dossiers racines représentent généralement les grandes catégories (RH, Finance, IT, Projets, etc.).
Créer et gérer les dossiers
Pour créer un nouveau dossier :
- Naviguez vers le dossier parent souhaité
- Cliquez sur Nouveau dossier
- Saisissez le nom et la description (optionnelle)
- Configurez les permissions si différentes du parent
- Validez la création
Les actions disponibles sur un dossier :
- Renommer : modifier le nom du dossier
- Déplacer : changer de dossier parent
- Permissions : gérer les accès
- Supprimer : supprimer le dossier (si vide)
Types de documents
Les types de documents permettent de catégoriser vos fichiers au-delà de leur extension. Exemples :
- Contrat, Avenant, Facture
- Procédure, Mode opératoire, Guide
- Rapport, Compte-rendu, PV de réunion
- Schéma, Plan, Architecture
Chaque type peut avoir ses propres métadonnées obligatoires et workflows associés. Les administrateurs configurent les types disponibles dans Paramètres > GED > Types de documents.
Métadonnées
Les métadonnées enrichissent les documents avec des informations structurées :
- Métadonnées système : nom, taille, date de création, auteur (automatiques)
- Métadonnées personnalisées : référence, date d'expiration, département, projet
Lors de l'upload ou de l'édition d'un document, renseignez les métadonnées demandées. Ces informations sont ensuite utilisables dans la recherche avancée et les filtres.
Les champs de métadonnées peuvent être de différents types : texte, nombre, date, liste déroulante, case à cocher.
Bonnes pratiques
Pour une organisation efficace :
- Planifiez l'arborescence : définissez la structure avant de créer les dossiers
- Limitez la profondeur : 3-4 niveaux maximum pour faciliter la navigation
- Nommez clairement : utilisez des conventions de nommage cohérentes
- Documentez les types : décrivez chaque type de document et son usage
- Formez les utilisateurs : expliquez où ranger chaque type de document
- Arborescence hiérarchique illimitée
- Types de documents personnalisables
- Métadonnées pour enrichir l'indexation
- Héritage des permissions par dossier