Workflows de validation
Circuits d'approbation et suivi des validations documentaires
Les workflows de validation automatisent les circuits d'approbation de vos documents. Définissez les étapes, les valideurs et les conditions pour garantir la conformité de vos processus documentaires.
Principe des workflows
Un workflow de validation définit le circuit qu'un document doit suivre avant d'être approuvé. Il se compose de :
- Étapes : les différentes phases de validation (revue, approbation, publication)
- Valideurs : les personnes ou rôles autorisés à valider chaque étape
- Conditions : règles déterminant le passage à l'étape suivante
- Actions : notifications, changements de statut, archivage automatique
Les workflows garantissent que les documents critiques sont validés par les bonnes personnes avant diffusion.
Types de workflows
KaliaOps propose plusieurs types de workflows :
- Séquentiel : les étapes se suivent dans l'ordre défini
- Parallèle : plusieurs valideurs peuvent approuver simultanément
- Conditionnel : le parcours varie selon les métadonnées du document
Exemples de workflows courants :
- Validation simple : auteur → responsable → publié
- Double validation : auteur → technique → métier → publié
- Validation hiérarchique : auteur → N+1 → N+2 → publié
Les administrateurs configurent les workflows dans Paramètres > GED > Workflows.
Soumettre un document
Pour soumettre un document à validation :
- Ouvrez le document ou sélectionnez-le dans la liste
- Cliquez sur Soumettre à validation
- Sélectionnez le workflow approprié (si plusieurs disponibles)
- Ajoutez un commentaire explicatif (optionnel)
- Confirmez la soumission
Le document passe en statut En validation et les valideurs de la première étape sont notifiés par email.
Valider ou rejeter
En tant que valideur, vous recevez une notification lorsqu'un document attend votre approbation. Pour traiter une demande :
- Accédez au document depuis la notification ou votre liste de tâches
- Consultez le document et les commentaires précédents
- Cliquez sur Approuver ou Rejeter
- Ajoutez un commentaire justifiant votre décision
- Confirmez votre action
En cas de rejet, le document retourne à l'auteur avec les commentaires. L'auteur peut modifier et resoumettre.
Suivi et historique
Le suivi des workflows est accessible depuis :
- Tableau de bord : documents en attente de votre validation
- Fiche document : état actuel et progression du workflow
- Historique : toutes les actions passées avec dates et auteurs
Chaque action est horodatée et associée à son auteur, garantissant une traçabilité complète pour les audits.
Les administrateurs peuvent consulter des statistiques globales : temps moyen de validation, taux de rejet, goulots d'étranglement.
- Circuits d'approbation multi-niveaux
- Notifications automatiques aux valideurs
- Suivi en temps réel des étapes
- Historique complet des validations