Partage et collaboration

Les permissions contrôlent qui peut accéder aux documents et avec quels droits :

• Lecture : visualiser et télécharger le document
• Écriture : modifier les métadonnées, ajouter des versions
• Suppression : supprimer le document
• Partage : partager avec d'autres utilisateurs
• Administration : gérer les permissions du document

Les permissions peuvent être définies au niveau du dossier (héritées par les documents) ou au niveau de chaque document individuellement.

Pour partager un document avec des collègues :

1. Ouvrez le document et cliquez sur Partager
2. Recherchez les utilisateurs, équipes ou rôles
3. Sélectionnez le niveau de permission à accorder
4. Ajoutez un message personnalisé (optionnel)
5. Confirmez le partage

Les destinataires reçoivent une notification et le document apparaît dans leur espace « Partagés avec moi ».

Le partage externe permet d'envoyer des documents à des personnes hors de l'organisation :

1. Cliquez sur Partager > Lien externe
2. Configurez les options : expiration, mot de passe, téléchargement autorisé
3. Copiez le lien généré
4. Envoyez-le au destinataire externe

Fonctionnalités de sécurité :

• Expiration : le lien devient invalide après la date définie
• Mot de passe : protection par code d'accès
• Lecture seule : empêche le téléchargement
• Traçabilité : suivi des consultations du lien

Les commentaires permettent de discuter autour d'un document :

• Ajoutez des commentaires généraux sur le document
• Répondez aux commentaires existants (discussions threaded)
• Mentionnez des collègues avec @nom pour les notifier
• Marquez un commentaire comme résolu

Les commentaires sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès au document. Ils sont conservés dans l'historique même après modification du document.

Les annotations permettent de marquer directement le contenu d'un document :

• Surlignage : mettre en évidence un passage
• Note : ajouter un commentaire sur une zone précise
• Dessin : encercler ou flécher un élément
• Tampon : apposer une mention (Approuvé, Confidentiel, etc.)

Les annotations sont liées à une version spécifique du document. Elles peuvent être privées (visibles uniquement par vous) ou partagées avec les autres utilisateurs.