Qu'est-ce qu'un SAE (WORM) ?

Le SAE (Système d'Archivage Électronique) est une solution informatique conçue pour :

• Conserver les documents numériques sur le long terme (5 à 100 ans)
• Garantir l'intégrité : le document n'a pas été modifié depuis son archivage
• Assurer l'authenticité : l'origine et l'auteur sont certifiés
• Maintenir la lisibilité : le document reste accessible malgré l'obsolescence des formats
• Tracer les accès : qui a consulté quoi, quand et pourquoi

Contrairement à une simple sauvegarde ou à une GED, le SAE apporte une valeur probante aux documents archivés, c'est-à-dire qu'ils peuvent servir de preuve en justice.

Les 4 piliers du SAE

Exemple concret

Une entreprise archive ses factures électroniques dans un SAE certifié. En cas de contrôle fiscal 8 ans plus tard, elle peut présenter les factures avec la garantie qu'elles n'ont pas été modifiées depuis leur émission. Le SAE fournit également l'horodatage et la piste d'audit prouvant leur authenticité.

WORM signifie Write Once Read Many (écrire une fois, lire plusieurs fois).

Principe

Une fois un document écrit sur un support WORM, il est impossible de le modifier ou de le supprimer avant la fin de sa période de rétention. Cette protection peut être matérielle (support physique) ou logicielle (verrouillage logique).

Types de WORM

WORM Cloud

Les principaux cloud providers proposent des solutions WORM :

• AWS S3 Object Lock : Governance mode ou Compliance mode
• Azure Immutable Blob Storage : Time-based ou Legal hold
• Google Cloud Storage : Retention policies avec bucket lock

Avantages

• Immuabilité : Garantie d'intégrité absolue, impossible de modifier après écriture
• Conformité : Répond aux exigences réglementaires (SEC, FINRA, CNIL)
• Protection : Résistance aux ransomwares, erreurs humaines et effacements malveillants
• Preuve : Valeur juridique renforcée en cas de litige

Cas d'usage

• Archivage légal (factures, contrats, documents RH)
• Conservation de preuves (logs, audits de sécurité, RGPD)
• Secteur financier (transactions, relevés, ordres de bourse)
• Secteur santé (dossiers patients, prescriptions, résultats d'analyses)
• Secteur public (actes administratifs, délibérations)

Le modèle OAIS (Open Archival Information System) est le cadre de référence international pour l'archivage à long terme, défini par la norme ISO 14721.

Qu'est-ce que l'OAIS ?

L'OAIS décrit les fonctions et les flux d'information nécessaires pour préserver l'information numérique sur le long terme. Initialement développé pour l'archivage spatial (NASA, CNES), il est aujourd'hui adopté par tous les secteurs.

Les 6 entités fonctionnelles OAIS

Les paquets d'information OAIS

• SIP (Submission Information Package) : Paquet soumis par le producteur à l'entrée
• AIP (Archival Information Package) : Paquet conservé dans le système
• DIP (Dissemination Information Package) : Paquet restitué à l'utilisateur

Types de métadonnées OAIS

• Métadonnées descriptives : Permettent la recherche et l'identification
• Métadonnées de pérennisation : Informations techniques pour maintenir la lisibilité
• Métadonnées de provenance : Historique du document depuis sa création
• Métadonnées de contexte : Environnement de création et d'utilisation
• Métadonnées de droits : Conditions d'accès et de diffusion

La conformité au modèle OAIS est un prérequis pour les certifications NF 461 et ISO 16363 (audit et certification des archives numériques).

La norme NF Z42-013 (AFNOR) définit les exigences pour un SAE à valeur probante en France. Dernière version : mars 2020.

Exigences principales

• Capture : Contrôle d'intégrité à l'entrée (empreinte numérique SHA-256 minimum)
• Stockage : Support garantissant l'intégrité et la pérennité (WORM recommandé)
• Accès : Traçabilité de toutes les consultations avec authentification forte
• Restitution : Document identique à l'original avec preuve d'intégrité
• Destruction : Procédure contrôlée, tracée et irréversible

Métadonnées obligatoires

Normes associées

• ISO 14641 : Équivalent international de NF Z42-013
• ISO 14721 : Modèle OAIS pour l'architecture
• ISO 19005 : PDF/A pour les formats pérennes
• RFC 3161 : Protocole d'horodatage (TSP)
• eIDAS : Horodatage et signature électronique qualifiés

Évolution vers ISO 14641

La norme ISO 14641:2018 reprend les principes de NF Z42-013 au niveau international. Elle est progressivement adoptée par les réglementations européennes et facilite l'archivage transfrontalier.

En France, deux certifications NF délivrées par AFNOR Certification garantissent la conformité des solutions et des prestataires d'archivage électronique.

NF 461 : Certification du système SAE

La certification NF 461 atteste qu'un logiciel SAE respecte les exigences de la norme NF Z42-013 :

• Architecture conforme au modèle OAIS
• Gestion des métadonnées obligatoires
• Contrôle d'intégrité (empreintes SHA-256+)
• Horodatage qualifié intégré
• Piste d'audit immuable
• Gestion du cycle de vie (conservation, destruction)

Solutions certifiées NF 461 : Spark Archives, Xelians, Everteam, CDC Arkhinéo, Docaposte (liste non exhaustive).

NF 544 : Certification du tiers-archiveur

La certification NF 544 atteste qu'un prestataire de services d'archivage électronique (tiers-archiveur) respecte les bonnes pratiques :

Prestataires certifiés NF 544 : Docaposte, CDC Arkhinéo, Tessi, Xelians, Cecurity.com (liste non exhaustive).

Pourquoi exiger ces certifications ?

• Valeur probante garantie : Reconnaissance par les tribunaux français
• Conformité vérifiée : Audit annuel par un organisme indépendant
• Réduction des risques : Garanties contractuelles sur la qualité de service
• Marchés publics : Souvent exigées dans les appels d'offres publics

Le règlement eIDAS 2.0 (2024) introduit le concept de SAEQ (Service d'Archivage Électronique Qualifié) au niveau européen.

Qu'est-ce que le SAEQ ?

Le SAEQ est un service de confiance qualifié pour la conservation de données électroniques. Il offre les mêmes garanties qu'un SAE certifié NF, mais avec une reconnaissance dans tous les États membres de l'UE.

Exigences du SAEQ (eIDAS 2.0)

• Intégrité : Garantie cryptographique de non-modification
• Horodatage qualifié : Date certifiée par un QTSP
• Signature qualifiée : Possibilité de préserver les signatures électroniques
• Audit : Conformité vérifiée par un organisme d'évaluation de conformité
• Responsabilité : Couverture assurantielle obligatoire

SAEQ vs SAE certifié NF

Avantages du SAEQ

• Reconnaissance européenne : Un document archivé en France est reconnu en Allemagne, Italie, etc.
• Sécurité juridique : Présomption d'intégrité dans toute l'UE
• Interopérabilité : Échanges facilités entre administrations et entreprises européennes
• Confiance renforcée : Supervision par les autorités nationales de cybersécurité

Calendrier eIDAS 2.0

• 2024 : Entrée en vigueur du règlement révisé
• 2025 : Publication des actes d'exécution détaillant les exigences techniques
• 2026 : Premiers SAEQ qualifiés attendus sur les listes de confiance

Définition

La valeur probante est la capacité d'un document électronique à servir de preuve en justice, avec la même force qu'un original papier.

Conditions (Code civil art. 1366-1367)

Selon le Code civil français, un document électronique a la même force probante qu'un écrit papier si :

• L'auteur peut être identifié de manière certaine
• Le document a été créé dans des conditions garantissant son intégrité
• Le document est conservé de manière à garantir son authenticité

Ce qui confère la valeur probante

Inversion de la charge de la preuve

Avec un SAE conforme et certifié, c'est à la partie adverse de prouver que le document a été falsifié. Cette présomption d'authenticité est un avantage juridique considérable en cas de litige.

Exemple jurisprudentiel

Cour de cassation, Chambre commerciale, 4 décembre 2012 : La Cour a reconnu la valeur probante d'une facture électronique archivée dans un SAE conforme à NF Z42-013, rejetant la contestation de l'adversaire qui n'apportait pas la preuve d'une falsification.

Composants fonctionnels

• Module de capture (Ingest) : Réception des documents, validation du format, calcul de l'empreinte SHA-256/512, génération des AIP
• Module de stockage (Archival Storage) : Conservation WORM, réplication multi-sites, vérification périodique d'intégrité
• Module de gestion des données : Indexation, métadonnées, catalogues de recherche
• Module d'accès : Authentification forte (MFA), autorisation RBAC, génération des DIP
• Module de pérennisation : Migration de formats, veille technologique, conversion PDF/A
• Module de destruction : Suppression contrôlée après rétention, certificat de destruction

Flux de traitement

1. Versement : Le producteur soumet un SIP (document + métadonnées)
2. Contrôle : Validation du format, anti-virus, calcul SHA-256
3. Enrichissement : Ajout des métadonnées de conservation (horodatage, identifiant unique)
4. Archivage : Écriture WORM + génération de l'AIP
5. Indexation : Métadonnées stockées dans la base de recherche
6. Conservation : Vérification périodique d'intégrité (scrubbing), réplication
7. Restitution : Génération du DIP sur demande autorisée
8. Destruction : Après durée légale, suppression tracée avec certificat

Sécurité

Durées légales en France

Secteurs réglementés

• Banque/Finance : 5 à 10 ans selon MiFID II, Bâle III
• Assurance : 10 ans après fin du contrat (Code des assurances)
• Pharmacie : 40 ans pour les lots de production (BPF)
• Nucléaire : Durée de vie de l'installation + 30 ans (ASN)

Conseils

• Définir une politique de rétention par type de document et la faire valider juridiquement
• Automatiser les alertes d'expiration 30/60/90 jours avant échéance
• Prévoir une procédure de destruction conforme avec validation hiérarchique
• Conserver les certificats de destruction pendant 10 ans (preuve du respect des durées)
• Documenter les demandes de gel (legal hold) en cas de litige

Comparatif détaillé

Complémentarité GED + SAE

GED et SAE sont complémentaires et s'inscrivent dans le cycle de vie documentaire :

1. Création : Les documents sont créés et gérés dans la GED
2. Validation : Workflow d'approbation et signature électronique
3. Versement : Documents validés versés automatiquement dans le SAE
4. Conservation : Le SAE garantit leur valeur probante pendant la durée légale
5. Consultation : Recherche unifiée GED + SAE pour l'utilisateur final
6. Destruction : Suppression tracée après expiration de la rétention

Cette approche est recommandée par les normes et assure une gestion documentaire complète du document courant (GED) à l'archive définitive (SAE).

KaliaOps V2 intégrera des fonctionnalités d'archivage électronique :

Fonctionnalités prévues

• Archivage WORM : Conservation immuable des documents critiques (Object Lock)
• Conformité NF Z42-013 : Architecture respectant la norme française
• Compatibilité OAIS : Paquets SIP/AIP/DIP, métadonnées de pérennisation
• Horodatage qualifié : Intégration TSP eIDAS (RFC 3161)
• Politique de rétention : Durées automatiques par type de document
• Formats pérennes : Conversion automatique PDF/A

Documents archivables

• Contrats : Fournisseurs, clients, maintenance, SLA
• Factures : Entrantes et sortantes (conformité Factur-X)
• Rapports d'audit : CMDB, sécurité, conformité ISO
• Logs ITSM : Incidents, changements, problèmes (piste d'audit)
• Documents signés : Via signature électronique qualifiée
• PV et rapports : Comités de pilotage, revues de direction

Intégration GED

• Versement automatique vers SAE après validation workflow
• Lien bidirectionnel GED ↔ SAE (traçabilité)
• Recherche unifiée pour l'utilisateur final
• Connecteurs tiers-archiveurs certifiés NF 544

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Quelle est la différence entre sauvegarde et archivage ?

La sauvegarde (backup) sert à restaurer des données en cas de perte, avec un historique court (jours/semaines). L'archivage (SAE) conserve des documents sur le long terme (années/décennies) avec une valeur probante juridique. Une sauvegarde peut être modifiée ou supprimée, pas une archive.

Faut-il une certification NF pour avoir la valeur probante ?

Non, la certification n'est pas légalement obligatoire. Cependant, elle facilite grandement la démonstration de conformité en cas de litige. Un SAE non certifié peut avoir valeur probante si vous pouvez prouver qu'il respecte les exigences de NF Z42-013, ce qui est difficile sans audit indépendant.

Peut-on archiver des emails dans un SAE ?

Oui, les emails peuvent être archivés dans un SAE sous réserve de respecter le format (conversion en PDF/A ou EML normalisé), d'inclure les métadonnées (expéditeur, destinataires, date, objet), et de garantir l'intégrité des pièces jointes. Certains SAE proposent des connecteurs Exchange/Office 365 ou Gmail.

Que se passe-t-il si le prestataire SAE fait faillite ?

La certification NF 544 exige une clause de réversibilité : le prestataire doit pouvoir restituer toutes vos archives dans un format standard (SEDA, OAIS). Vérifiez cette clause dans votre contrat et prévoyez un plan B avec un autre tiers-archiveur. La réversibilité doit être testée périodiquement.

Comment migrer vers un nouveau SAE sans perdre la valeur probante ?

La migration doit être tracée et documentée : export des AIP avec métadonnées complètes, vérification des empreintes après import, journalisation de la migration, attestation de conformité du nouveau SAE. Une attestation de migration signée par les deux prestataires renforce la valeur probante continue.