Qu'est-ce qu'une GED ?

La GED (Gestion Électronique de Documents), ou DMS (Document Management System) en anglais, est un système informatisé conçu pour gérer l'ensemble du cycle de vie des documents numériques.

Le concept fondamental : centraliser, organiser et sécuriser tous les documents dans un référentiel unique et accessible.

Une GED englobe :

• La capture : Numérisation (scanner + OCR), import de fichiers, email
• L'indexation : Classification par métadonnées, automatique ou manuelle
• Le stockage : Conservation sécurisée avec versioning
• La recherche : Accès rapide via recherche plein texte et filtres
• Le partage : Collaboration et workflows de validation
• L'archivage : Conservation selon les durées légales, transfert vers SAE

Exemple concret

Une PME de 50 personnes traite 500 factures fournisseurs par mois. Sans GED : factures papier classées dans des classeurs, recherche manuelle fastidieuse, risque de perte, paiements en retard. Avec GED : factures scannées avec OCR, indexées automatiquement (fournisseur, date, montant), workflow de validation dématérialisé, recherche instantanée, archivage légal automatique 10 ans.

GED (Gestion Électronique de Documents)

La GED se concentre sur les documents structurés : contrats, factures, procédures, rapports, formulaires.

ECM (Enterprise Content Management)

L'ECM gère tous les types de contenus numériques de l'entreprise :

• Documents : Ce que fait la GED
• Emails : Archivage et pièces jointes
• Contenus multimédia : Images, vidéos, audio (DAM)
• Contenus web : Pages, blogs, wikis (WCM)
• Formulaires et workflows : BPM intégré
• Records management : Archivage légal et conformité

Comparaison

L'ECM englobe la GED et y ajoute workflow avancé, BPM, archivage légal (SAE), DAM (Digital Asset Management) et WCM (Web Content Management).

1. Capture et numérisation

• OCR : Conversion des documents scannés en texte recherchable
• Import multi-sources : Email, scanner, API, drag & drop, mobile
• Capture intelligente : Extraction automatique des métadonnées (LAD/RAD)
• Formats supportés : PDF, Word, Excel, images, emails

2. Indexation et classification

• Métadonnées personnalisables par type de document
• Plan de classement hiérarchique (arborescence)
• Classification automatique par IA et règles métier
• Tags et labels pour recherche transversale

3. Stockage et versioning

• Référentiel centralisé : Source unique de vérité
• Gestion des versions : Historique complet des modifications
• Check-in/Check-out : Verrouillage pour édition exclusive
• Duplication contrôlée : Détection des doublons

4. Recherche avancée

• Recherche plein texte : Dans le contenu des documents (OCR inclus)
• Filtres par métadonnées : Date, type, auteur, statut
• Recherche sémantique : Compréhension du sens (IA)
• Résultats instantanés : < 1 seconde sur millions de documents

5. Collaboration et workflows

• Partage sécurisé : Liens avec expiration et droits
• Annotations : Commentaires, surlignage, tampons
• Workflows de validation : Circuits d'approbation configurables
• Notifications : Alertes par email et in-app

6. Sécurité et conformité

• Droits d'accès granulaires : Par document, dossier, métadonnée
• Chiffrement : Au repos (AES-256) et en transit (TLS)
• Piste d'audit : Qui a fait quoi et quand
• Rétention automatisée : Suppression après durée légale

Ces trois technologies sont au cœur de l'automatisation documentaire :

OCR (Optical Character Recognition)

L'OCR convertit les images de documents (scans, photos) en texte numérique éditable et recherchable.

• Taux de reconnaissance : 95-99% selon la qualité du document
• Formats traités : PDF image, TIFF, JPEG, PNG
• Langues : Multi-langues avec détection automatique
• Post-traitement : Correction orthographique, dictionnaires métier

LAD (Lecture Automatique de Documents)

La LAD va au-delà de l'OCR en classifiant automatiquement le type de document :

• Identification du type : Facture, contrat, bon de commande, courrier...
• Routage automatique : Vers le bon dossier ou workflow
• Techniques : Analyse de structure, mots-clés, templates, IA

Exemple : Un email avec PJ arrive. La LAD identifie qu'il s'agit d'une facture fournisseur et la route automatiquement vers le workflow de validation comptable.

RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)

La RAD extrait automatiquement les données métier des documents :

• Zones d'extraction : Numéro de facture, date, montant, TVA, IBAN...
• Techniques : Zones fixes, zones flottantes, templates, IA/ML
• Intégration ERP : Alimentation automatique de la comptabilité
• Taux d'extraction : 80-95% selon le type de document

Exemple : Une facture scannée. La RAD extrait automatiquement : fournisseur (SARL Dupont), n° facture (F-2026-001234), date (15/01/2026), montant HT (1 250,00 €), TVA (250,00 €), total TTC (1 500,00 €). Ces données alimentent directement l'ERP.

Comparatif

IDP (Intelligent Document Processing)

L'IDP est l'évolution moderne combinant OCR + LAD + RAD + IA générative pour un traitement intelligent de bout en bout, y compris la compréhension contextuelle et le traitement des exceptions.

Productivité

• -80% temps de recherche : Trouvez n'importe quel document en secondes
• -50% temps de traitement avec workflows automatisés
• -70% de ressaisie manuelle grâce à la RAD
• Élimination des tâches répétitives de classement

Économies

• Suppression du papier : Impression, stockage physique, courrier
• Réduction de l'espace : 1 serveur remplace des mètres linéaires d'archives
• Moins d'erreurs : Extraction automatique vs saisie manuelle
• ROI moyen 300% en 18 mois

Collaboration

• Accès simultané : Plusieurs utilisateurs sur le même document
• Travail à distance : Accès depuis n'importe où
• Source de vérité unique : Plus de versions multiples par email
• Traçabilité : Qui a modifié quoi et quand

Sécurité

• Contrôle des accès : Qui peut voir, modifier, supprimer
• Protection contre les pertes : Sauvegarde, réplication
• Traçabilité complète : Audit trail de toutes les actions
• Chiffrement : Protection des données sensibles

Conformité

• RGPD : Droits d'accès, portabilité, effacement traçable
• Rétention automatisée : Respect des durées légales
• Audit simplifié : Tout est documenté et accessible
• Valeur probante : Avec intégrité et horodatage

L'intégration GED + ITSM apporte une valeur considérable pour les équipes IT :

Documents liés aux CI (CMDB)

• Manuels techniques : Documentation constructeur des serveurs, switchs
• Garanties et certificats : Preuves de garantie, certificats SSL
• Contrats de maintenance : SLA, conditions, contacts support
• Plans d'architecture : Schémas réseau, datacenter, applications
• Licences : Preuves d'achat, clés de licence

Documents ITSM

• Pièces jointes aux tickets : Captures d'écran, logs, rapports d'erreur
• Documentation des changements : Plans de déploiement, rollback
• Post-mortems : Analyses d'incidents majeurs
• Runbooks : Procédures opérationnelles
• Rapports d'audit : Conformité, sécurité

Bénéfices de l'intégration

• Contexte complet : Un technicien voit immédiatement la documentation liée à un CI en incident
• Traçabilité : Lien entre documents et tickets pour audit
• Base de connaissances enrichie : Articles KB avec pièces jointes
• Gain de temps : Plus besoin de chercher la doc ailleurs

Exemple

Incident sur un serveur Oracle. Le technicien ouvre le ticket et accède immédiatement : manuel Oracle Database, contrat de support Oracle, schéma d'architecture, derniers changements effectués, et les runbooks de résolution associés. MTTR réduit de 30%.

Finance et comptabilité

• Factures fournisseurs : OCR, LAD/RAD, workflow validation, archivage légal 10 ans
• Factures clients : Génération, envoi, archivage, conformité e-invoicing
• Notes de frais : Capture mobile, approbation manager, intégration paie
• Relevés bancaires : Archivage automatique, réconciliation

Ressources humaines

• Dossiers employés : Contrats, avenants, paie, entretiens annuels
• Recrutement : CV, lettres de motivation, scoring automatique
• Formation : Certificats, attestations
• Conformité : RGPD sur les données personnelles

Juridique

• Contrats : Versioning, workflow signature, alertes renouvellement
• Propriété intellectuelle : Brevets, marques, dépôts
• Contentieux : Dossiers, pièces, correspondances
• Conformité réglementaire : Documentation des contrôles

Qualité et conformité

• Procédures : Diffusion contrôlée, accusés de lecture
• Certifications ISO : Documentation pour audits
• Non-conformités : Rapports, plans d'action
• RGPD : Registre de traitements, PIA

IT et opérations

• Documentation technique : Manuels, runbooks, schémas
• Contrats fournisseurs : SLA, licences, maintenance
• Rapports d'incidents : Post-mortems, analyses

Phase 1 : Audit documentaire (2-4 semaines)

• Cartographier les flux documentaires existants
• Identifier volumes et typologies de documents
• Analyser les processus actuels et pain points
• Définir objectifs et KPI cibles
• Évaluer les besoins de conformité

Phase 2 : Conception (3-4 semaines)

• Plan de classement : arborescence logique et évolutive
• Métadonnées par type de document
• Matrice de droits d'accès (RBAC)
• Workflows de validation
• Règles de rétention et archivage
• Intégrations avec les outils existants (ERP, SIRH, ITSM)

Phase 3 : Déploiement (6-12 semaines)

1. Pilote : Démarrer sur un périmètre limité (ex: factures fournisseurs)
2. Formation : Former les utilisateurs clés puis les autres
3. Migration : Importer les documents existants (avec priorisation)
4. Extension : Déployer progressivement aux autres services

Phase 4 : Optimisation continue

• Mesurer les KPI : temps de recherche, taux d'adoption, satisfaction
• Améliorer les workflows basé sur les retours
• Ajouter de nouveaux types de documents
• Former les nouveaux utilisateurs

Facteurs clés de succès

• Sponsoring direction : Support visible du management
• Conduite du changement : Communication, formation, accompagnement
• Quick wins : Montrer des résultats rapides (ex: recherche en 1 clic)
• Gouvernance : Responsables identifiés par domaine documentaire
• Plan de classement simple : Éviter la complexité excessive

RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

• Droit d'accès : Retrouver tous les documents contenant les données d'une personne
• Droit à l'effacement : Supprimer de manière traçable
• Portabilité : Exporter les données dans un format standard
• Traçabilité : Prouver qui a accédé à quoi
• Minimisation : Conserver uniquement le nécessaire

Durées légales de conservation en France

Valeur probante

Exigences pour équivalence au papier :

• Intégrité : Document non modifié (empreinte numérique)
• Authenticité : Origine certifiée (signature électronique)
• Traçabilité : Journal des accès et modifications
• Pérennité : Format lisible dans le temps (PDF/A)

La norme NF Z42-013 et ISO 14641 définissent les exigences pour un SAE à valeur probante.

Facturation électronique obligatoire

En France, la facturation électronique devient obligatoire progressivement :

• 2024 : Grandes entreprises (> 5000 salariés)
• 2025 : ETI (250-5000 salariés)
• 2026 : PME et micro-entreprises

La GED devient indispensable pour :

• Recevoir et traiter les factures au format Factur-X
• Émettre des factures conformes via PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)
• Archiver avec valeur probante (SAE)
• Gérer les e-reporting TVA

IA générative et LLM

L'intelligence artificielle transforme la GED :

• Classification automatique : Identification du type de document sans template
• Extraction intelligente : Compréhension contextuelle des données
• Résumé automatique : Synthèse des contrats longs
• Recherche conversationnelle : Questions en langage naturel
• Traduction automatique : Documents multilingues
• Génération de documents : Création assistée par IA

Intégration et interopérabilité

• API-first : GED accessible via API REST pour intégration
• Connecteurs ERP : SAP, Sage, Cegid, Microsoft Dynamics
• Intégration Microsoft 365 : SharePoint, Teams, Outlook
• Workflow low-code : Automatisation sans développement

Cloud et SaaS

• Migration cloud : Adoption massive du SaaS vs on-premise
• Souveraineté des données : Hébergement en France (SecNumCloud)
• Scalabilité : Payer selon l'usage

Mobilité et expérience utilisateur

• Applications mobiles natives : Capture depuis smartphone
• Interface intuitive : UX moderne, adoption facilitée
• Collaboration temps réel : Co-édition de documents

Quelle est la différence entre GED et archivage électronique (SAE) ?

La GED gère les documents actifs au quotidien : modification, versioning, collaboration. Le SAE (Système d'Archivage Électronique) conserve les documents figés avec valeur probante (WORM, NF Z42-013). Les deux sont complémentaires : la GED pour le cycle de vie actif, le SAE pour l'archivage légal long terme.

Combien coûte une GED ?

Les prix varient selon la solution :

• SaaS entrée de gamme : 5-15 €/utilisateur/mois
• SaaS professionnel : 20-50 €/utilisateur/mois
• On-premise : 10 000-100 000 €+ selon le nombre d'utilisateurs

Le ROI moyen est de 300% en 18 mois grâce aux économies de papier, stockage et productivité.

Combien de temps pour déployer une GED ?

Comptez 3 à 6 mois pour un déploiement complet :

• Audit et conception : 1-2 mois
• Pilote : 1 mois
• Déploiement progressif : 2-3 mois

Un pilote peut démarrer en 4-6 semaines sur un périmètre limité.

La GED est-elle obligatoire ?

La GED en tant que telle n'est pas obligatoire. Cependant, la facturation électronique obligatoire en 2026 pour toutes les entreprises françaises rend quasi-indispensable un système de gestion documentaire pour traiter les factures entrantes/sortantes conformément aux normes.

Comment migrer mes documents papier existants ?

La migration se fait généralement en plusieurs phases :

1. Documents actifs : Numériser en priorité les documents utilisés fréquemment
2. Archives récentes : Scanner les 2-3 dernières années
3. Archives anciennes : Conserver en physique ou externaliser la numérisation

Prévoir un budget de 0,05-0,20 € par page pour la numérisation externalisée avec OCR.

KaliaOps intègre des fonctionnalités GED nativement liées à votre ITSM/CMDB :

GED intégrée au CMDB

• Documents liés aux actifs : Manuels, garanties, certificats, licences
• Documentation applications : Architecture, runbooks, procédures
• Contrats fournisseurs : SLA, maintenance, avec alertes d'expiration
• Pièces jointes tickets : Captures d'écran, logs, rapports

Fonctionnalités

• Stockage sécurisé (AES-256, hébergement France)
• Versioning automatique avec historique
• Recherche plein texte avec OCR
• Métadonnées personnalisables par type
• Prévisualisation dans le navigateur

Workflows documentaires

• Circuits de validation configurables
• Alertes sur échéances (contrats, garanties)
• Signature électronique intégrée (V2)
• Accusés de lecture

Conformité

• Piste d'audit complète
• RBAC granulaire
• Rétention automatisée selon durées légales
• Export pour audit

Intégration ITSM

Chaque document est lié aux CI, tickets ou contrats concernés. Un technicien trouve instantanément la documentation pertinente depuis n'importe quel écran de l'application.

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