Suivi budgétaire

Le budget alloué représente l'enveloppe financière prévue pour le projet.

Définir le budget

Lors de la création ou modification du projet :

1. Renseignez le champ « Budget alloué »
2. Indiquez le montant en euros (ou devise du tenant)
3. Ce montant représente le budget total disponible

Quand définir le budget ?

• À la création : Si le budget est connu dès le départ
• En phase de planification : Après chiffrage détaillé
• Modification ultérieure : Si le budget est révisé

Budget non défini

Si le budget n'est pas renseigné :

• Les indicateurs budgétaires ne s'affichent pas
• Le suivi des dépenses reste possible
• Aucune alerte de dépassement n'est générée

Le champ « Budget dépensé » enregistre les dépenses réelles du projet.

Mise à jour des dépenses

1. Ouvrez la fiche du projet
2. Cliquez sur « Modifier »
3. Mettez à jour le champ « Budget dépensé »
4. Enregistrez

Que comptabiliser ?

• Achats de matériel et licences
• Prestations externes
• Coûts internes (si valorisés)
• Frais divers liés au projet

Fréquence de mise à jour

Recommandations :

• Projets courts : À chaque dépense significative
• Projets longs : Au minimum mensuellement
• Avant chaque comité : Pour un reporting à jour

Reste à dépenser

KaliaOps calcule automatiquement :

Reste à dépenser = Budget alloué - Budget dépensé

Cet indicateur est affiché sur la fiche projet.

Indicateur de dépassement

Lorsque les dépenses dépassent le budget alloué :

• Badge « Dépassement » affiché sur la fiche
• Couleur rouge sur l'indicateur budgétaire
• Montant du dépassement calculé

Visualisation

Sur la fiche projet :

• Barre de progression : Visualisation du budget consommé
• Pourcentage : Part du budget utilisée
• Couleurs : Vert (< 80%), Orange (80-100%), Rouge (> 100%)

Dans les listes

Les projets en dépassement budgétaire sont identifiables rapidement grâce aux indicateurs visuels dans la liste des projets.

Planification budgétaire

• Marge de sécurité : Prévoyez 10-15% de contingence
• Phases : Découpez le budget par phase si possible
• Validation : Faites valider le budget par les parties prenantes

Suivi régulier

• Points réguliers : Revue budgétaire hebdomadaire ou mensuelle
• Anticipation : Identifiez les dérapages au plus tôt
• Documentation : Notez les raisons des écarts

Actions correctives

En cas de dépassement prévu :

• Réviser le périmètre : Prioriser les livrables essentiels
• Demander un abondement : Si le dépassement est justifié
• Optimiser les coûts : Rechercher des alternatives moins coûteuses

Reporting

Utilisez les données budgétaires pour :

• Rapports de comité de pilotage
• Consolidation du portfolio IT
• Analyse des écarts prévu/réalisé