Condivisione e collaborazione
Permessi, condivisione e lavoro collaborativo sui documenti
Controlla l'accesso ai tuoi documenti con precisione tramite i permessi. Condividi file internamente o esternamente e collabora attraverso commenti e annotazioni.
Gestione dei permessi
I permessi controllano chi può accedere ai documenti e con quali diritti:
- Lettura: visualizzare e scaricare il documento
- Scrittura: modificare i metadati, aggiungere versioni
- Eliminazione: eliminare il documento
- Condivisione: condividere con altri utenti
- Admin: gestire i permessi del documento
I permessi possono essere definiti a livello di cartella (ereditati dai documenti) o a livello di ogni singolo documento.
Condivisione interna
Per condividere un documento con i colleghi:
- Apri il documento e clicca su Condividi
- Cerca utenti, team o ruoli
- Seleziona il livello di permesso da concedere
- Aggiungi un messaggio personalizzato (opzionale)
- Conferma la condivisione
I destinatari ricevono una notifica e il documento appare nel loro spazio «Condivisi con me».
Condivisione esterna
La condivisione esterna ti permette di inviare documenti a persone esterne all'organizzazione:
- Clicca su Condividi > Link esterno
- Configura le opzioni: scadenza, password, download consentito
- Copia il link generato
- Invialo al destinatario esterno
Funzionalità di sicurezza:
- Scadenza: il link diventa invalido dopo la data impostata
- Password: protezione tramite codice di accesso
- Solo lettura: impedisce il download
- Tracciamento: monitoraggio delle visualizzazioni del link
Commenti
I commenti permettono di discutere attorno a un documento:
- Aggiungi commenti generali sul documento
- Rispondi ai commenti esistenti (discussioni in thread)
- Menziona i colleghi con @nome per notificarli
- Segna un commento come risolto
I commenti sono visibili a tutti gli utenti con accesso al documento. Vengono conservati nello storico anche dopo la modifica del documento.
Annotazioni
Le annotazioni ti permettono di marcare direttamente il contenuto del documento:
- Evidenziazione: enfatizzare un passaggio
- Nota: aggiungere un commento su un'area specifica
- Disegno: cerchiare o frecciare un elemento
- Timbro: applicare un'etichetta (Approvato, Confidenziale, ecc.)
Le annotazioni sono legate a una versione specifica del documento. Possono essere private (visibili solo a te) o condivise con altri utenti.
- Permessi granulari per cartella o documento
- Condivisione tramite link con scadenza opzionale
- Commenti in thread per le discussioni
- Annotazioni direttamente sui documenti