Monitoraggio budget

Il budget allocato rappresenta l'envelope finanziaria prevista per il progetto.

Definire il budget

Alla creazione o modifica del progetto:

1. Compila il campo «Budget allocato»
2. Indica l'importo in euro (o valuta del tenant)
3. Questo importo rappresenta il budget totale disponibile

Quando definire il budget?

• Alla creazione: Se il budget è noto fin dall'inizio
• In fase di pianificazione: Dopo preventivazione dettagliata
• Modifica successiva: Se il budget viene rivisto

Budget non definito

Se il budget non è inserito:

• Gli indicatori di budget non vengono visualizzati
• Il monitoraggio delle spese rimane possibile
• Nessun allarme di sforamento viene generato

Il campo «Budget speso» registra le spese reali del progetto.

Aggiornamento delle spese

1. Apri la scheda del progetto
2. Clicca su «Modifica»
3. Aggiorna il campo «Budget speso»
4. Salva

Cosa contabilizzare?

• Acquisti di materiale e licenze
• Prestazioni esterne
• Costi interni (se valorizzati)
• Spese varie legate al progetto

Frequenza di aggiornamento

Raccomandazioni:

• Progetti brevi: A ogni spesa significativa
• Progetti lunghi: Almeno mensilmente
• Prima di ogni comitato: Per un reporting aggiornato

Resto da spendere

KaliaOps calcola automaticamente:

Resto da spendere = Budget allocato - Budget speso

Questo indicatore viene visualizzato sulla scheda del progetto.

Indicatore di sforamento

Quando le spese superano il budget allocato:

• Badge «Sforamento» visualizzato sulla scheda
• Colore rosso sull'indicatore di budget
• Importo dello sforamento calcolato

Visualizzazione

Sulla scheda del progetto:

• Barra di avanzamento: Visualizzazione del budget consumato
• Percentuale: Quota del budget utilizzata
• Colori: Verde (< 80%), Arancione (80-100%), Rosso (> 100%)

Nelle liste

I progetti con sforamento di budget sono identificabili rapidamente grazie agli indicatori visivi nella lista dei progetti.

Pianificazione del budget

• Margine di sicurezza: Prevedi 10-15% di contingenza
• Fasi: Suddividi il budget per fase se possibile
• Validazione: Fai validare il budget dagli stakeholder

Monitoraggio regolare

• Punti regolari: Revisione budget settimanale o mensile
• Anticipazione: Identifica le deviazioni il prima possibile
• Documentazione: Annota le ragioni degli scostamenti

Azioni correttive

In caso di sforamento previsto:

• Rivedere il perimetro: Dare priorità ai deliverable essenziali
• Richiedere un incremento: Se lo sforamento è giustificato
• Ottimizzare i costi: Cercare alternative meno costose

Reporting

Usa i dati di budget per:

• Report di comitato di pilotaggio
• Consolidamento del portfolio IT
• Analisi degli scostamenti previsto/realizzato