Organizzare i documenti
Cartelle, struttura ad albero, tipi e metadati
Struttura efficacemente la tua base documentale con cartelle, tipi di documenti e metadati. Una buona organizzazione facilita la ricerca e migliora la collaborazione.
Struttura delle cartelle
Il modulo GED organizza i documenti in una struttura ad albero gerarchica di cartelle. Questa struttura ti permette di:
- Raggruppare i documenti per tema, progetto o dipartimento
- Applicare permessi per cartella
- Definire politiche di conservazione specifiche
- Facilitare la navigazione e la ricerca
L'albero può avere tutti i livelli necessari. Le cartelle radice tipicamente rappresentano le categorie principali (HR, Finanza, IT, Progetti, ecc.).
Creare e gestire le cartelle
Per creare una nuova cartella:
- Naviga alla cartella padre desiderata
- Clicca su Nuova cartella
- Inserisci il nome e la descrizione (opzionale)
- Configura i permessi se diversi dal padre
- Conferma la creazione
Azioni disponibili su una cartella:
- Rinomina: cambia il nome della cartella
- Sposta: cambia la cartella padre
- Permessi: gestisci gli accessi
- Elimina: elimina la cartella (se vuota)
Tipi di documenti
I tipi di documenti ti permettono di categorizzare i tuoi file oltre la loro estensione. Esempi:
- Contratto, Allegato, Fattura
- Procedura, Guida operativa, Manuale
- Report, Verbale di riunione, Riepilogo
- Diagramma, Piano, Architettura
Ogni tipo può avere i propri metadati obbligatori e workflow associati. Gli amministratori configurano i tipi disponibili in Impostazioni > GED > Tipi di documenti.
Metadati
I metadati arricchiscono i documenti con informazioni strutturate:
- Metadati di sistema: nome, dimensione, data di creazione, autore (automatici)
- Metadati personalizzati: riferimento, data di scadenza, dipartimento, progetto
Durante il caricamento o la modifica di un documento, compila i metadati richiesti. Queste informazioni possono poi essere utilizzate nella ricerca avanzata e nei filtri.
I campi metadati possono essere di diversi tipi: testo, numero, data, elenco a discesa, casella di controllo.
Best practice
Per un'organizzazione efficace:
- Pianifica la struttura ad albero: definisci la struttura prima di creare le cartelle
- Limita la profondità: massimo 3-4 livelli per facilitare la navigazione
- Nomina chiaramente: usa convenzioni di denominazione coerenti
- Documenta i tipi: descrivi ogni tipo di documento e il suo utilizzo
- Forma gli utenti: spiega dove archiviare ogni tipo di documento
- Struttura ad albero gerarchica illimitata
- Tipi di documenti personalizzabili
- Metadati per arricchire l'indicizzazione
- Ereditarietà dei permessi per cartella