Workflow di validazione

Circuiti di approvazione e tracciamento delle validazioni documentali

In breve

I workflow di validazione automatizzano i circuiti di approvazione dei documenti. Definisci le fasi, i validatori e le condizioni per garantire la conformità dei tuoi processi documentali.

Principi dei workflow

Un workflow di validazione definisce il circuito che un documento deve seguire prima di essere approvato. È composto da:

Fasi: le diverse fasi di validazione (revisione, approvazione, pubblicazione)
Validatori: persone o ruoli autorizzati a validare ogni fase
Condizioni: regole che determinano il passaggio alla fase successiva
Azioni: notifiche, cambi di stato, archiviazione automatica

I workflow garantiscono che i documenti critici siano validati dalle persone giuste prima della distribuzione.

Tipi di workflow

KaliaOps offre diversi tipi di workflow:

Sequenziale: le fasi seguono nell'ordine definito
Parallelo: più validatori possono approvare simultaneamente
Condizionale: il percorso varia in base ai metadati del documento

Esempi di workflow comuni:

Validazione semplice: autore → responsabile → pubblicato
Doppia validazione: autore → tecnico → business → pubblicato
Validazione gerarchica: autore → supervisore → direttore → pubblicato

Gli amministratori configurano i workflow in Impostazioni > GED > Workflow.

Inviare un documento

Per inviare un documento alla validazione:

Apri il documento o selezionalo dalla lista
Clicca su Invia a validazione
Seleziona il workflow appropriato (se ce ne sono più disponibili)
Aggiungi un commento esplicativo (opzionale)
Conferma l'invio

Il documento passa allo stato In validazione e i validatori della prima fase vengono notificati via email.

Suggerimento: Verifica che tutti i metadati obbligatori siano compilati prima di inviare.

Approvare o rifiutare

Come validatore, ricevi una notifica quando un documento attende la tua approvazione. Per elaborare una richiesta:

Accedi al documento dalla notifica o dalla tua lista di attività
Esamina il documento e i commenti precedenti
Clicca su Approva o Rifiuta
Aggiungi un commento che giustifichi la tua decisione
Conferma la tua azione

In caso di rifiuto, il documento torna all'autore con i commenti. L'autore può modificare e reinviare.

Tracciamento e storico

Il tracciamento dei workflow è accessibile da:

Dashboard: documenti in attesa della tua validazione
Dettagli documento: stato attuale e progresso del workflow
Storico: tutte le azioni passate con date e autori

Ogni azione ha un timestamp ed è associata al suo autore, garantendo una tracciabilità completa per gli audit.

Gli amministratori possono visualizzare statistiche globali: tempo medio di validazione, tasso di rifiuto, colli di bottiglia.

Suggerimento: Configura promemoria automatici per le validazioni in sospeso da più di X giorni.

Punti chiave

Circuiti di approvazione multilivello
Notifiche automatiche ai validatori
Tracciamento delle fasi in tempo reale
Storico completo delle validazioni