Scoprire il modulo GED

Panoramica e primi passi con la gestione documentale

In breve

Il modulo GED di KaliaOps centralizza tutti i documenti aziendali. Accedi a una panoramica con statistiche, naviga facilmente nella struttura delle cartelle e trova i tuoi documenti in pochi clic.

Presentazione

Il modulo GED (Gestione Elettronica dei Documenti) di KaliaOps ti permette di centralizzare, organizzare e gestire tutti i documenti della tua organizzazione. Integrato nativamente nella piattaforma ITSM/CMDB, offre una gestione documentale completa adatta alle esigenze dei team IT.

A differenza degli allegati tradizionali legati a entità specifiche (asset, contratti, incidenti), il modulo GED fornisce un approccio strutturato con cartelle, metadati, workflow di validazione e politiche di archiviazione.

Accedere al modulo GED

Per accedere al modulo GED, clicca su Documenti nel menu di navigazione principale. Puoi anche accedere da:

Il collegamento nella barra dei preferiti (se configurato)
Link diretti dalle entità CMDB (asset, applicazioni, contratti)
Ricerca globale digitando il nome di un documento

L'accesso al modulo GED è controllato dai permessi RBAC. Contatta il tuo amministratore se non hai accesso.

Dashboard

La home page del modulo GED mostra una dashboard con informazioni chiave:

Totale documenti: numero di documenti archiviati
Spazio utilizzato: storage consumato rispetto alla quota
Documenti recenti: upload degli ultimi 7 giorni
Per tipo di entità: ripartizione dei documenti collegati

Grafici e indicatori visivi ti permettono di seguire l'evoluzione della tua base documentale.

Navigazione

Sono disponibili diverse modalità di navigazione:

Vista ad albero: sfoglia le cartelle come in un file explorer
Lista completa: visualizza tutti i documenti con filtri e ordinamento
Ricerca: trova rapidamente un documento per nome o contenuto
Preferiti: accedi ai documenti contrassegnati come preferiti

La barra dei filtri ti permette di affinare la visualizzazione per tipo di file, data, autore o cartella.

Primi passi

Per iniziare con il modulo GED:

Esplora la struttura ad albero: familiarizza con la struttura delle cartelle esistenti
Carica un documento: prova ad aggiungere un file in una cartella
Usa la ricerca: trova un documento per nome
Controlla i metadati: apri un documento per vedere le sue proprietà

Gli articoli seguenti descrivono ogni funzionalità: organizzazione delle cartelle, workflow, condivisione e archiviazione.

Suggerimento: Aggiungi il modulo GED ai preferiti per accedervi rapidamente da qualsiasi pagina.

Punti chiave

Centralizzazione di tutti i documenti del tenant
Dashboard con statistiche in tempo reale
Navigazione intuitiva per cartelle o ricerca
Accesso rapido a documenti recenti e preferiti