Was ist ein DMS?

DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist ein computergestütztes System zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente.

Das grundlegende Konzept: Alle Dokumente zentralisieren, organisieren und sichern in einem einzigen, zugänglichen Repository.

Ein DMS umfasst:

• Erfassung: Scannen (Scanner + OCR) und Dateiimport
• Indexierung: Klassifizierung nach Metadaten
• Speicherung: Sichere Speicherung mit Versionierung
• Suche: Schneller Zugriff über Volltextsuche
• Teilen: Zusammenarbeit und Validierungs-Workflows
• Archivierung: Aufbewahrung nach gesetzlichen Anforderungen

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

DMS konzentriert sich auf strukturierte Dokumente: Verträge, Rechnungen, Verfahren, Berichte.

ECM (Enterprise Content Management)

ECM verwaltet alle Arten digitaler Inhalte:

• Dokumente (was DMS macht)
• E-Mails und Anhänge
• Multimedia-Inhalte
• Web-Inhalte
• Formulare und Workflows

ECM umfasst DMS und fügt Workflow, BPM, rechtliche Archivierung und DAM hinzu.

1. Erfassung und Scannen

• OCR: Gescannte Dokumente in durchsuchbaren Text
• Multi-Source-Import: E-Mail, Scanner, API
• Intelligente Erfassung: Automatische Metadatenextraktion

2. Indexierung und Klassifizierung

• Anpassbare Metadaten
• Hierarchischer Ablageplan
• Automatische Klassifizierung durch KI

3. Speicherung und Versionierung

• Zentrales Repository
• Versionskontrolle
• Ein-/Auschecken

4. Erweiterte Suche

• Volltextsuche (inkl. OCR)
• Metadatenfilter
• Semantische Suche mit KI

5. Zusammenarbeit

• Sicheres Teilen
• Anmerkungen
• Validierungs-Workflows

6. Sicherheit und Compliance

• Granulare Zugriffsrechte
• Verschlüsselung
• Audit-Trail
• Automatisierte Aufbewahrung

Produktivität

• -80% Suchzeit
• -50% Bearbeitungszeit mit Workflows
• Eliminierung repetitiver Aufgaben

Einsparungen

• Papierelimiminierung
• Reduzierte physische Lagerung
• Durchschnittlicher ROI 300%

Zusammenarbeit

• Gleichzeitiger Zugriff
• Remote-Arbeit
• Einzige Wahrheitsquelle

Sicherheit

• Zugangskontrolle
• Verlustschutz
• Vollständige Rückverfolgbarkeit

Compliance

• DSGVO: Zugang, Portabilität, Löschung
• Automatisierte Aufbewahrung
• Vereinfachte Prüfung

Finanzen

• Lieferantenrechnungen: OCR, Validierung, Archivierung
• Spesenabrechnungen: Mobile Erfassung, Genehmigung

HR

• Mitarbeiterakten: Verträge, Gehaltsabrechnung, Bewertungen
• Recruiting: Lebensläufe, Bewerbungen

Recht

• Verträge: Versionierung, Verlängerungswarnungen
• Geistiges Eigentum

Qualität

• Verfahren: Kontrollierte Verteilung
• ISO-Zertifizierungen
• Audits

Phase 1: Audit

• Dokumentenflüsse kartieren
• Volumen und Typen identifizieren
• Ziele und KPIs definieren

Phase 2: Design

• Ablageplan
• Metadaten nach Typ
• Zugriffsrechte
• Workflows
• Aufbewahrungsregeln

Phase 3: Bereitstellung

1. Pilot im begrenzten Umfang
2. Benutzerschulung
3. Bestehende Dokumente migrieren
4. Schrittweise Erweiterung

Erfolgsfaktoren

• Management-Unterstützung
• Change Management
• Quick Wins
• Klare Governance

DSGVO

• Auskunftsrecht: Alle Dokumente einer Person finden
• Recht auf Löschung
• Portabilität
• Rückverfolgbarkeit

Rechtliche Archivierung

Beweiskraft

Anforderungen für Papieräquivalenz:

• Integrität: Unverändertes Dokument
• Authentizität: Zertifizierter Ursprung
• Rückverfolgbarkeit
• Haltbarkeit

Standards wie ISO 14641 definieren Anforderungen für konforme elektronische Archivierungssysteme.

KaliaOps integriert DMS-Funktionen nativ mit Ihrem ITSM/CMDB:

DMS integriert mit CMDB

• Asset-verknüpfte Dokumente: Handbücher, Garantien, Verträge
• Anwendungsdokumentation
• Ticket-Anhänge

Funktionen

• Sichere Speicherung (AES-256, Frankreich)
• Automatische Versionierung
• Volltextsuche mit OCR
• Anpassbare Metadaten

Workflows

• Validierungsschaltkreise
• Fristwarnungen
• Elektronische Signatur (V2)

Compliance

• Audit-Trail
• Granulares RBAC
• Automatisierte Aufbewahrung

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