Was ist ein SAE (WORM)?

Ein SAE (elektronisches Archivsystem) ist eine Softwarelösung zum:

• Bewahren digitaler Dokumente langfristig
• Garantieren der Integrität: Dokument wurde nicht verändert
• Sicherstellen der Authentizität: Herkunft ist zertifiziert
• Aufrechterhalten der Lesbarkeit: Dokument bleibt zugänglich
• Nachverfolgen von Zugriffen: Wer hat was wann angesehen

Im Gegensatz zu einfacher Sicherung oder DMS bietet SAE Beweiswert für archivierte Dokumente.

Die 4 Säulen des SAE

WORM steht für Write Once Read Many (einmal schreiben, mehrfach lesen).

Prinzip

Sobald ein Dokument auf WORM-Speicher geschrieben wurde, ist es unmöglich, es zu ändern oder zu löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist endet.

WORM-Typen

• Hardware-WORM: Nicht wiederbeschreibbare optische Medien (CD-R, DVD-R, Blu-ray WORM)
• Software-WORM: Logischer Schutz verhindert Änderung (flexibler)
• Hybrid-WORM: Kombination beider Ansätze

Vorteile

• Unveränderlichkeit: Absolute Integritätsgarantie
• Konformität: Erfüllt regulatorische Anforderungen
• Schutz: Ransomware- und Fehlerresistenz
• Beweis: Erhöhter rechtlicher Wert

Anwendungsfälle

• Rechtliche Archivierung (Rechnungen, Verträge)
• Beweissicherung (Logs, Audits)
• Finanzsektor (Transaktionen)
• Gesundheitswesen (Patientenakten)

Der ISO 14641 Standard definiert internationale Anforderungen für rechtskonforme elektronische Archivierung.

Hauptanforderungen

• Erfassung: Integritätsprüfung bei Eingang (digitaler Fingerabdruck)
• Speicherung: Medium garantiert Integrität (WORM)
• Zugang: Rückverfolgbarkeit aller Zugriffe
• Abruf: Dokument identisch mit Original
• Vernichtung: Kontrolliertes und protokolliertes Verfahren

Erforderliche Metadaten

Verwandte Standards

• NF Z42-013: Französisches nationales Äquivalent
• ISO 14721: OAIS-Modell (Open Archival Information System)
• eIDAS: Qualifizierter Zeitstempel und elektronische Signatur

Definition

Beweiswert ist die Fähigkeit eines elektronischen Dokuments, als Beweis vor Gericht zu dienen, mit der gleichen Kraft wie ein Papieroriginal.

Rechtliche Anforderungen

• Der Autor kann identifiziert werden
• Das Dokument wurde unter Bedingungen erstellt, die seine Integrität garantieren
• Das Dokument wird so aufbewahrt, dass seine Authentizität gewährleistet ist

Was Beweiswert verleiht

Beweislastumkehr

Mit einem konformen SAE muss die Gegenseite beweisen, dass das Dokument gefälscht wurde (Authentizitätsvermutung).

Komponenten

• Erfassungsmodul: Empfang, Validierung, Fingerabdruckberechnung
• Speichermodul: WORM-Aufbewahrung, Replikation
• Suchmodul: Indexierung, Metadaten
• Zugriffsmodul: Authentifizierung, Autorisierung, Logs
• Abrufmodul: Export, Formatkonvertierung
• Vernichtungsmodul: Kontrollierte Löschung nach Aufbewahrungsfrist

Verarbeitungsablauf

1. Einlieferung: Dokument + Metadaten gelangen ins SAE
2. Validierung: Formatprüfung, SHA-256-Berechnung
3. Archivierung: WORM-Schreiben + Zeitstempel
4. Indexierung: Metadaten für Suche gespeichert
5. Aufbewahrung: Periodische Integritätsüberwachung
6. Abruf: Kontrollierter Zugriff mit Verifizierung
7. Vernichtung: Nach gesetzlicher Frist, protokollierte Löschung

Sicherheit

• Verschlüsselung im Ruhezustand (AES-256)
• Verschlüsselung bei Übertragung (TLS 1.2+)
• RBAC-Zugangskontrolle
• Unveränderliche Protokollierung
• Geografische Replikation

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland

Best Practices

• Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie pro Dokumenttyp
• Automatisieren Sie Ablaufwarnungen
• Planen Sie ein konformes Vernichtungsverfahren
• Behalten Sie Vernichtungsnachweise

Vergleich

Komplementarität

DMS und SAE sind komplementär:

1. Dokumente werden im DMS erstellt und verwaltet
2. Nach Validierung werden sie zur Aufbewahrung ins SAE übertragen
3. SAE garantiert ihren Beweiswert während der gesetzlichen Frist

Dieser Ansatz wird von Standards empfohlen und gewährleistet vollständiges Dokumentenmanagement.

KaliaOps V2 wird elektronische Archivierungsfunktionen integrieren:

Geplante Funktionen

• WORM-Archivierung: Unveränderliche Aufbewahrung kritischer Dokumente
• ISO 14641-Konformität: Standardkonforme Architektur
• Qualifizierter Zeitstempel: eIDAS-TSP-Integration
• Aufbewahrungsrichtlinie: Automatische Fristen nach Typ

Archivierbare Dokumente

• Verträge: Lieferanten, Kunden, Wartung
• Rechnungen: Ein- und ausgehend
• Auditberichte: CMDB, Sicherheit, Compliance
• ITSM-Logs: Incidents, Changes, Problems
• Signierte Dokumente: Via elektronische Signatur

DMS-Integration

• Automatische Übertragung ins SAE nach Validierung
• Bidirektionale DMS ↔ SAE Verbindung
• Einheitliche Suche

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