Cos'è la firma elettronica?

La firma elettronica è un procedimento crittografico che permette di:

• Identificare il firmatario in modo affidabile
• Garantire l'integrità del documento (nessuna modifica)
• Assicurare il consenso del firmatario
• Creare un legame tra firmatario e documento

A differenza di una firma autografa scansionata (semplice immagine), la firma elettronica si basa su meccanismi crittografici che la rendono infalsificabile.

Il regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services - UE 910/2014) è il quadro giuridico europeo per:

• Firme elettroniche
• Sigilli elettronici (persone giuridiche)
• Marche temporali elettroniche
• Servizi fiduciari qualificati

Principi chiave

• Riconoscimento reciproco: Una firma valida in un paese è valida in tutti gli stati membri
• Non discriminazione: Una firma elettronica non può essere rifiutata solo perché elettronica
• Neutralità tecnologica: Nessuna tecnologia imposta

In vigore dal 1 luglio 2016, eIDAS sostituisce la direttiva 1999/93/CE.

1. Firma elettronica semplice (FES)

Livello base, non definito tecnicamente da eIDAS.

• Esempi: Checkbox, inserimento nome, clic su «Accetto»
• Valore probatorio: Basso, può essere contestata
• Uso: Documenti a basso rischio

2. Firma elettronica avanzata (FEA)

Deve rispettare 4 criteri (art. 26 eIDAS):

1. Collegata unicamente al firmatario
2. Idonea a identificare il firmatario
3. Creata con dati sotto il controllo esclusivo del firmatario
4. Collegata ai dati in modo che qualsiasi modifica sia rilevabile

• Valore probatorio: Medio-alto
• Uso: Contratti commerciali, HR, acquisti

3. Firma avanzata con certificato qualificato

Firma avanzata + certificato rilasciato da Prestatore di Servizi Fiduciari (TSP) qualificato.

• Valore probatorio: Alto
• Uso: Documenti regolamentati

4. Firma elettronica qualificata (FEQ)

Massimo livello di sicurezza:

• Firma avanzata
• Certificato qualificato
• Dispositivo qualificato di creazione firma (QSCD)

Articolo 25.2 eIDAS: «Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.»

• Valore probatorio: Massimo, incontestabile
• Uso: Atti notarili, appalti pubblici, documenti autentici

Principio di non discriminazione

Articolo 25.1 eIDAS: A una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici solo perché in forma elettronica.

Onere della prova

Casi particolari

• Appalti pubblici: Firma avanzata con certificato qualificato minimo
• Atti notarili: Firma qualificata obbligatoria
• Fatture elettroniche: Firma avanzata raccomandata

Risorse Umane

• Contratti di lavoro: Firma avanzata
• Appendici: Semplice a avanzata
• Note spese: Firma semplice
• Documenti GDPR: Firma avanzata

Commerciale

• Preventivi: Firma semplice
• Contratti clienti: Firma avanzata
• Condizioni generali: Firma semplice
• NDA: Firma avanzata

Finanza

• Fatture: Firma avanzata o sigillo
• Ordini di acquisto: Firma avanzata
• Bonifici: Firma qualificata

Legale

• Locazioni: Firma avanzata
• Atti autentici: Firma qualificata
• Procure: Avanzata a qualificata

Crittografia asimmetrica

La firma elettronica si basa su una coppia di chiavi:

1. Chiave privata: Solo del firmatario, per firmare
2. Chiave pubblica: Condivisibile, per verificare la firma

Processo di firma

1. Hash: Creazione di impronta unica del documento (SHA-256)
2. Cifratura: L'impronta viene cifrata con la chiave privata del firmatario
3. Associazione: La firma cifrata viene collegata al documento

Verifica

1. Decifratura della firma con la chiave pubblica
2. Ricalcolo dell'impronta del documento
3. Confronto: Se identiche, il documento non è stato modificato

Certificati X.509

Il certificato elettronico associa:

• L'identità del firmatario
• La sua chiave pubblica
• La firma dell'Autorità di Certificazione (CA)
• Il periodo di validità

Criteri di selezione

Raccomandazioni

• 90% dei casi: Firma avanzata (buon equilibrio sicurezza/costo)
• Documenti interni: Firma semplice
• Contratti strategici: Firma qualificata
• Obbligo legale: Seguire la normativa applicabile

KaliaOps V2 integrerà la firma elettronica nativamente:

Funzionalità previste

• Firma integrata nei workflow: Validazione contratti, cambiamenti, documenti
• Livelli eIDAS: Semplice, avanzata, qualificata in base al tipo di documento
• Certificati: Integrazione con TSP europei
• Marca temporale qualificata: Prova di data

Casi d'uso ITSM/CMDB

• Contratti fornitori: Firma alla validazione
• Cambiamenti critici: Approvazione CAB firmata
• Documenti di conformità: Audit trail firmato
• Rapporti di intervento: Firma tecnico/cliente

Integrazione GED

• Documenti firmati archiviati automaticamente
• Verifica firme all'apertura
• Conservazione con prove di firma

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