Cos'è un SAE (WORM)?

Un SAE (Sistema di Archiviazione Elettronica) è una soluzione software progettata per:

• Conservare documenti digitali a lungo termine
• Garantire l'integrità: il documento non è stato modificato
• Assicurare l'autenticità: l'origine è certificata
• Mantenere la leggibilità: il documento resta accessibile
• Tracciare gli accessi: chi ha visualizzato cosa e quando

A differenza di un semplice backup o di una GED, il SAE fornisce valore probatorio ai documenti archiviati.

I 4 pilastri del SAE

WORM significa Write Once Read Many (scrivi una volta, leggi molte).

Principio

Una volta che un documento viene scritto su storage WORM, è impossibile modificarlo o eliminarlo prima della fine del periodo di conservazione.

Tipi di WORM

• WORM hardware: Dischi ottici non riscrivibili (CD-R, DVD-R, Blu-ray WORM)
• WORM software: Protezione logica che impedisce la modifica (più flessibile)
• WORM ibrido: Combinazione di entrambi gli approcci

Vantaggi

• Immutabilità: Garanzia assoluta di integrità
• Conformità: Soddisfa requisiti normativi
• Protezione: Resistenza a ransomware ed errori umani
• Prova: Valore legale rafforzato

Casi d'uso

• Archiviazione legale (fatture, contratti)
• Conservazione prove (log, audit)
• Settore finanziario (transazioni)
• Settore sanitario (cartelle pazienti)

Lo standard ISO 14641 definisce i requisiti internazionali per l'archiviazione elettronica legalmente conforme.

Requisiti principali

• Acquisizione: Verifica integrità in ingresso (impronta digitale)
• Archiviazione: Supporto che garantisce l'integrità (WORM)
• Accesso: Tracciabilità di tutte le consultazioni
• Recupero: Documento identico all'originale
• Distruzione: Procedura controllata e tracciata

Metadati richiesti

Standard correlati

• NF Z42-013: Equivalente nazionale francese
• ISO 14721: Modello OAIS (Open Archival Information System)
• eIDAS: Marca temporale e firma elettronica qualificate

Definizione

Il valore probatorio è la capacità di un documento elettronico di servire come prova in giudizio, con la stessa forza di un originale cartaceo.

Requisiti legali

• L'autore può essere identificato
• Il documento è stato creato in condizioni che garantiscono la sua integrità
• Il documento è conservato in modo da garantire la sua autenticità

Cosa conferisce valore probatorio

Inversione dell'onere della prova

Con un SAE conforme, spetta alla controparte provare che il documento è stato falsificato (presunzione di autenticità).

Componenti

• Modulo di acquisizione: Ricezione, validazione, calcolo impronta
• Modulo di archiviazione: Conservazione WORM, replica
• Modulo di ricerca: Indicizzazione, metadati
• Modulo di accesso: Autenticazione, autorizzazione, log
• Modulo di recupero: Esportazione, conversione formato
• Modulo di distruzione: Eliminazione controllata dopo conservazione

Flusso di elaborazione

1. Versamento: Documento + metadati entrano nel SAE
2. Validazione: Verifica formato, calcolo SHA-256
3. Archiviazione: Scrittura WORM + marca temporale
4. Indicizzazione: Metadati memorizzati per ricerca
5. Conservazione: Monitoraggio periodico integrità
6. Recupero: Accesso controllato con verifica
7. Distruzione: Dopo periodo legale, eliminazione tracciata

Sicurezza

• Crittografia a riposo (AES-256)
• Crittografia in transito (TLS 1.2+)
• Controllo accessi RBAC
• Logging immutabile
• Replica geografica

Tempi legali comuni in Italia

Best practice

• Definire una politica di conservazione per tipo di documento
• Automatizzare alert di scadenza
• Pianificare una procedura di distruzione conforme
• Conservare certificati di distruzione

Confronto

Complementarità

GED e SAE sono complementari:

1. I documenti vengono creati e gestiti nella GED
2. Una volta validati, vengono trasferiti al SAE per la conservazione
3. Il SAE garantisce il loro valore probatorio durante il periodo legale

Questo approccio è raccomandato dagli standard e assicura una gestione documentale completa.

KaliaOps V2 integrerà funzionalità di archiviazione elettronica:

Funzionalità previste

• Archiviazione WORM: Conservazione immutabile di documenti critici
• Conformità ISO 14641: Architettura conforme allo standard
• Marca temporale qualificata: Integrazione TSP eIDAS
• Politica di conservazione: Durate automatiche per tipo

Documenti archiviabili

• Contratti: Fornitori, clienti, manutenzione
• Fatture: Attive e passive
• Report di audit: CMDB, sicurezza, conformità
• Log ITSM: Incident, change, problem
• Documenti firmati: Via firma elettronica

Integrazione GED

• Trasferimento automatico al SAE dopo validazione
• Collegamento bidirezionale GED ↔ SAE
• Ricerca unificata

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