Cos'è una GED?

La GED (Gestione Elettronica Documentale), o DMS (Document Management System) in inglese, è un sistema informatizzato per gestire l'intero ciclo di vita dei documenti digitali.

Il concetto fondamentale: centralizzare, organizzare e proteggere tutti i documenti in un unico repository accessibile.

Una GED include:

• Acquisizione: Scansione (scanner + OCR) e importazione file
• Indicizzazione: Classificazione per metadati
• Archiviazione: Conservazione sicura con versioning
• Ricerca: Accesso rapido tramite ricerca full-text
• Condivisione: Collaborazione e workflow di validazione
• Conservazione: Mantenimento secondo requisiti legali

GED (Gestione Elettronica Documentale)

La GED si concentra sui documenti strutturati: contratti, fatture, procedure, report.

ECM (Enterprise Content Management)

L'ECM gestisce tutti i tipi di contenuto digitale:

• Documenti (ciò che fa la GED)
• Email e allegati
• Contenuti multimediali
• Contenuti web
• Moduli e workflow

L'ECM include la GED e aggiunge workflow, BPM, archiviazione legale e DAM.

1. Acquisizione e scansione

• OCR: Documenti scansionati in testo ricercabile
• Import multi-sorgente: Email, scanner, API
• Acquisizione intelligente: Estrazione automatica metadati

2. Indicizzazione e classificazione

• Metadati personalizzabili
• Piano di archiviazione gerarchico
• Classificazione automatica con IA

3. Archiviazione e versioning

• Repository centralizzato
• Controllo versioni
• Check-in/Check-out

4. Ricerca avanzata

• Ricerca full-text (incluso OCR)
• Filtri per metadati
• Ricerca semantica con IA

5. Collaborazione

• Condivisione sicura
• Annotazioni
• Workflow di validazione

6. Sicurezza e conformità

• Diritti di accesso granulari
• Crittografia
• Audit trail
• Conservazione automatizzata

Produttività

• -80% tempo di ricerca
• -50% tempo di elaborazione con workflow
• Eliminazione attività ripetitive

Risparmi

• Eliminazione carta
• Riduzione archivio fisico
• ROI medio 300%

Collaborazione

• Accesso simultaneo
• Lavoro remoto
• Unica fonte di verità

Sicurezza

• Controllo accessi
• Protezione da perdite
• Tracciabilità completa

Conformità

• GDPR: accesso, portabilità, cancellazione
• Conservazione automatizzata
• Audit semplificato

Finanza

• Fatture fornitori: OCR, validazione, archiviazione
• Note spese: Acquisizione mobile, approvazione

HR

• Fascicoli dipendenti: Contratti, buste paga, valutazioni
• Recruiting: CV, candidature

Legale

• Contratti: Versioning, alert rinnovo
• Proprietà intellettuale

Qualità

• Procedure: Distribuzione controllata
• Certificazioni ISO
• Audit

Fase 1: Audit

• Mappare flussi documentali
• Identificare volumi e tipologie
• Definire obiettivi e KPI

Fase 2: Design

• Piano di archiviazione
• Metadati per tipo
• Diritti di accesso
• Workflow
• Regole di conservazione

Fase 3: Deploy

1. Pilota su perimetro limitato
2. Formazione utenti
3. Migrazione documenti esistenti
4. Estensione progressiva

Fattori di successo

• Sponsorship direzione
• Change management
• Quick wins
• Governance chiara

GDPR

• Diritto di accesso: Trovare tutti i documenti di una persona
• Diritto all'oblio
• Portabilità
• Tracciabilità

Archiviazione legale

Valore probatorio

Requisiti per equivalenza alla carta:

• Integrità: Documento non modificato
• Autenticità: Origine certificata
• Tracciabilità
• Durabilità

Standard come ISO 14641 definiscono i requisiti per Sistemi di Archiviazione Elettronica conformi.

KaliaOps integra funzionalità GED nativamente collegate al tuo ITSM/CMDB:

GED integrata con CMDB

• Documenti collegati agli asset: Manuali, garanzie, contratti
• Documentazione applicazioni
• Allegati ticket

Funzionalità

• Storage sicuro (AES-256, Francia)
• Versioning automatico
• Ricerca full-text con OCR
• Metadati personalizzabili

Workflow

• Circuiti di validazione
• Alert scadenze
• Firma elettronica (V2)

Conformità

• Audit trail
• RBAC granulare
• Conservazione automatizzata

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